В процессе своей деятельности организации генерируют множество разнообразных документов — причем, чем масштабнее деятельность компании, тем большее количество деловых бумаг, отчетов и накладных производят сотрудники предприятия. От грамотной организации документооборота зависит быстрота поиска, безопасность и сохранность документации, что немаловажно для успешного функционирования любого предприятия.
Процедура сшивки документов
Одной из периодически проводящихся в стенах предприятия процедур является сшивка документов. Все бумаги должны периодически подшиваться в определенные папки. Когда возникает необходимость сшить документы, для этой цели нужно использовать особые приспособления. Прозрачные пластиковые файлы используются только тогда, когда нужно сгруппировать документы, которые нельзя дырявить — лицензии, сертификаты, трудовые книжки.
Проведение процедуры сшивки документов
Процедура «прошивка документов» обычно начинается с применения дырокола. Перед тем, как прошить документы, предварительно аккуратно удаляются скобы степлера и металлические скрепки, если таковые имеются. Если какие-либо документы габаритами меньше формата А4, их сначала приклеивают на стандартный лист, а уже затем подшивают в дело.
Необходимость сшивки документов
У новичков в сфере делопроизводства нередко возникает вопрос — а зачем нужна сшивка документов, когда их можно просто сложить в папки, которые затем поместить в шкаф? Попробуем осветить данный вопрос подробнее.
Уменьшить объем пространства, занимаемого документацией
Во-первых, сшивание документов позволяет уменьшить объем пространства, занимаемого документацией.
Документы имеют солидный и презентабельный вид
При передаче документации партнерам или клиентам аккуратно сшитые документы имеют солидный и презентабельный вид.
Систематизация дел и фиксирование состояния документации
Также прошивка документов позволяет систематизировать дела и фиксировать состояние документации в удобной форме.
Защита бумаг от несанкционированного изменения их состава
А поскольку сшивку можно и опечатать, то данная процедура поможет защитить бумаги от несанкционированного изменения их состава — никто не сможет изъять документы из дела (или наоборот, добавить в папку бумаги), не повредив печати. Поврежденная печать — верный сигнал о том, что содержимым папки кто-то интересовался.
Обязательность прошивки дел
Нередко при передаче кадровых, бухгалтерских и юридических документов в другие организации прошивка их является непременным условием принятия их в работу.
Услуги по прошивке документов
Работа по сшивке документов требует от исполнителя аккуратности и внимательности. Если у вашей организации возникла насущная необходимость для проведения подобной работы, вы можете обратиться к нам. Наши сотрудники выполнят прошивку документов в соответствии со всеми правилами — при необходимости пронумеруют папки и поставят штампы в нужных местах.
