Оцифровка данных – ответственный этап создания электронной базы документации. От качества его выполнения напрямую зависит точность передачи информации, представленной в документах, а также удобство дальнейшего использования цифровых копий. Процесс оцифровки включает в себя ряд последовательных действий и требует применения специально предназначенного для этих целей оборудования и программного обеспечения.
Оборудование для оцифровки
Для создания цифровых копий используются:
- профессиональные книжные планетарные сканеры (работают без непосредственного контакта с документом);
- цифровые фотоаппараты.
После оцифровки копии в обязательном порядке сравниваются с оригиналами для исключения ошибок. При их наличии выполняется повторное сканирование до получения требуемого результата.
Выбор формата
Для хранения электронных копий используются различные форматы документов. Они отличаются способом кодирования информации, позволяя определять подходящую детализацию для каждого документа и итоговый объем памяти, которая потребуется для хранения электронного архива.
Существуют следующие форматы для хранения данных:
- TIFF и JPEG – для изображений;
- PDF, TXT, RTF, HTML и т.д. – для текстовых документов.
Формат TIFF сохраняет данные без потерь качества и детализации, однако создает достаточно тяжеловесные файлы. Формат JPEG обеспечивает высокую степень сжатия и экономит пространство жесткого диска, однако несколько снижает степень детализации изображения, что хорошо заметно при просмотре документа с увеличением.
Индексирование
Цифровые копии документов подлежат индексированию по различным критериям: названию, типу, содержанию, дате создания, ключевым словам и т.д. Это позволяет в значительной степени упростить задачу поиска необходимого документа в сформированном электроном архиве. Индексирование – ответственная задача, которую лучше выполнять вручную. При использовании аппаратных способов есть риск возникновения ошибок, особенно при обработке большого количества документов.
Хранение и поддержка
Для готового архива выделяется отдельный сервер, на котором документации обеспечивается высокий уровень безопасности от: несанкционированного доступа, порчи и кражи информации. Как и любое другое оборудование, такой сервер нуждается в поддержке, включающей устранение возникающих ошибок, обновление ПО и антивирусных баз, добавление новой документации в архив.
Если вас интересует профессиональная оцифровка данных – обращайтесь в «Архив Гарант». Мы имеем большой опыт работы в данной сфере, используем продвинутое оборудование для создания цифровых копий и гарантируем высокое качество предоставляемых услуг.
