Наиболее актуальным является создание базы данных договоров, как текущих, так и выполненных. Самым простым решением данного вопроса будет оцифровка договоров.
Хранение договоров
Эта необходимость связана с тем, что каждый отдельный контракт (договор) имеет ряд приложений, которые не должны храниться отдельно от основного документа, но в то же время их скапливание со временем затрудняет поиск нужной информации, и просто забивает полки шкафов на рабочем месте.
Приложения к договорам
К таким приложениям можно отнести разного рода письменную переписку, спецификации, решения тендерного комитета, акцепты коммерческих предложений, акты приема-передачи выполненных работ, выставленные счета-фактуры, накладные, копии платежных поручений.
Документная история сделки
Другими словами вместе с текстом договора хранится полная документная история сделки, начиная с момента объявления тендера (запроса коммерческого предложения) и заканчивая приемом товаров (работ, услуг). Поэтому сканирование договоров становится насущной потребностью предприятий.
Перевод договоров из документарной формы в электронную
Сегодня можно воспользоваться услугами по грамотному переводу договоров из документарной формы в электронную, которые предоставляют различные организации.
В их задачу входят:
- оцифровка договоров со всеми приложениями, дополнения и письмами на соответствующем профессиональном оборудовании;
- создание защиты информации, внесенной в электронный реестр;
- соответствие проводимых работ требованиям архивного хранения документов подобного типа;
- соответствие качества создаваемого ресурса техническому заданию, выданного заказчиком;
- учет специфики оформления контрактов;
- принятие мер предосторожностей во время работы с оригиналами договоров, недопущение их порчи или уничтожения;
- четкое соблюдение графика выполнения всех этапов работ;
- обучение персонала работе с электронным архивом и его гарантийное обслуживание.
Преимущества электронного архива
Созданный таким образом электронный архив имеет ряд преимуществ перед обычным хранением документа. Благодаря специальному программному обеспечению, после того, как проведено сканирование договоров с приложениями, можно в сжатые сроки структуризировать созданный архив.
Параметры учета договоров
При этом параметры учета договоров могут задаваться так, как это удобно оператору, работающему с архивом или руководителю договорного отдела. Нужно отметить, что работать с архивом одновременно могут несколько сотрудников по внутрифирменной электронной сети.
Дополнительные функции
Наличие нескольких дополнительных функций позволяет представлять созданную базу данных в виде сжатой структуры, которая четко отражает состояние дел по всем договорам, как текущим, так и выполненным. Также электронный архив позволяет минимизировать время на поиск нужного документа в случае поступления запроса от какого-либо подразделения предприятия.
