Передача документов на государственное хранение — мероприятие, выполняемое в несколько этапов. В первую очередь проводится экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов; по ее результатам отобранные документы оформляются в дела, каждое из которых снабжается описью.
Экспертиза документов
Экспертиза документов преследует цели определения целесообразности передачи документов на государственное хранение и сроков их хранения. Она выполняется специально создаваемыми экспертными комиссиями, в состав которых включаются высококвалифицированные специалисты организации. Председателем экспертной комиссии назначается руководитель компании.
Составление описи документов
На документы, долгосрочное или постоянное хранение которых было признано целесообразным, в установленном порядке составляются описи. Они рассматриваются экспертной комиссией организации, утверждаются руководителем и направляются в государственный архив на утверждение. После того, как комиссия архива утвердит описи, документы, не вошедшие в них, могут быть уничтожены.
Порядок уничтожения документов
Обратим внимание на важность соблюдения порядка уничтожения документов. Это мероприятие оформляется актом, который подлежит утверждению руководителем организации. Документы, подлежащие уничтожению, не могут быть использованы иначе, например, для хозяйственных нужд. Кроме того, подчеркнем запрет на уничтожение документов до утверждения их описей государственным архивом: нарушение этого запрета влечет ответственность в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ.
Историческая справка
В случае если передача документов на государственное хранение осуществляется впервые, вместе с ними передается так называемая историческая справка об архивном фонде организации. Последующие передачи требуют внесения дополнений в историческую справку, касающихся изменившихся сведений: наименования организации, ее структуры, подчиненности, функций, а также состава передаваемых документов.
Проверка документов сотрудниками архива
При передаче документов на государственное хранение сотрудники архива выполняют проверку правильности оформления дел, кроме того, проверяется санитарно-гигиеническое и физическое состояние документов. В случае выявления тех или иных отклонений составляется соответствующий акт. Передающая организация принимает на себя обязательство устранить эти отклонения своими силами. Передача дел осуществляется поединично, при этом на каждом экземпляре описи делаются отметки, подтверждающие факт приема документов в архив. Кроме того, процедура приема-передачи оформляется актом.
