Передача документов в архив

Отдельным большим участком работы являются вопросы подготовки дел к передаче в архив организации
Вопросы подготовки дел к передаче в архив организации заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе, зачастую, совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые, в дальнейшем, могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Передача документов в архив при ликвидации

Согласно закону об «Архивном деле в РФ» документы ликвидирующихся или ликвидированных организации должны передаваться в государственный или муниципальный архив. Работы по упорядочению дел, изготовлению страховых копий, отбору регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонированию, транспортировке и др., связанные с подготовкой и передачей документов в архив , проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.

Передача документов на внеофисное хранение

Внеофисное архивное хранение документов позволяет обеспечить конфиденциальное и удобное хранение Ваших документов в современных и технически оснащенных хранилищах. Разработанные специально для безопасного архивного хранения документов, они эффективны в течение длительного периода времени при экономии дорогостоящих офисных площадей. Это особенно актуально при частых, внезапных налоговых и иных проверках с выемкой документов.

Подготовка дел к хранению в собственном архиве

Подготовку к передаче в архив проводят сотрудники, ответственные за формирование дел и хранение документов. Если дела хранятся в архиве организации, то передача документов в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководителем. Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться в архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу передаются в архив по описям. Если архив не имеет достаточного помещения, то допускается не передавать документы в архив, а хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

До передачи в архив дела хранятся в течение:

• в учреждениях государственного значения — 15 лет;
• в учреждениях областного подчинения — 10 лет;
• в учреждениях городского и районного подчинения — 5 лет.

По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в архив.

Источники комплектования архивов

Согласно нашему законодательству некоторые учреждения являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Такие организации передают документы в архив в обязательном порядке. Например, Главное архивное управление города Москвы утверждает перечень организаций и предприятий, документы которых подлежат передаче в архив, и по графику принимает от них дела.