Смена руководства организации – не важно, коммерческая она или государственная – включает в себя, помимо формальной передачи полномочий, ещё и передачу материальных ценностей и документов. Архив, текущие документы, документы, определенные к уничтожению, но ещё не уничтоженные – весь массив информации организации должен быть, с соблюдением формальностей, передан в руки нового директора.
Нормативной базы, регулирующей такую процедуру как передача документов внутри организации при смене руководства, в России не существует. Однако вполне определенная деловая практика есть.
Соблюдение правил обусловлено:
- риском потери нужных для нормальной работы организации документов;
- желанием сторон (т.е. руководителей) снять с себя ответственность за потерю документов;
- необходимостью как можно быстрее ввести в курс дела нового руководителя – а это без того, чтобы осуществилась передача документов при смене руководителя, сделать сложнее.
Процедура передачи
Процедура передачи включает в себя составление акта о переданных документах и визуальный осмотр передаваемых дел. Подписание акта производится как минимум в присутствии одного свидетеля (для ЗАО это может быть собрание акционеров, для АО – совета директоров и т.д.).
Состав акта о переданных документах
В акте может быть несколько десятков категорий документов: это и учредительные документы, и приказы, и свидетельства, и договора, и документы налоговой и бухгалтерской отчетности. Поскольку далеко не всегда документооборот организации контролируется руководством в полной мере, не всегда бухгалтер, кадровик, заместитель, руководители отделов соблюдают правила ведения документации и сдачи документов в архив, подписанию акта, обычно, предшествует кропотливая работа. Эта работа – приведение в порядок архива документов организации. Формально, таким образом, передача док-в при смене директора может затянуться. При затруднениях в передаче документов внутри организации лучше доверить процедуру сторонней компании.
Взгляд специалиста со стороны позволит:
- корректно составить опись (реестр) документов и их номенклатуру;
- свести к минимуму риск потери документов;
- снять с руководства (как прошлого, так и настоящего) ответственность за потерю дел и нужных в работе бумаг;
- сэкономить время на передаче документов.
Стоимость услуг
Стоимость услуги по передаче документов внутри организации невелика, при этом экономится время и снижаются финансовые риски (траты на восстановление некоторых документов будут куда больше, чем на оплату услуг специалистов). С нами передача документов при смене руководителя займет минимум времени – а значит, функционирование организации не прекратится ни на минуту.
