Это процесс не просто длительный и трудоемкий, но и требующий знания определенных нюансов. Именно поэтому решение подобных задач лучше доверять профессионалам. Но обо всем по порядку.
Подготовка к передаче документов в ведомственный архив
Итак, если мы говорим про подготовку и передачу в ведомственный архив дел постоянного либо длительного срока хранения, то подобные документы необходимо дооформить и описать в учетной форме. Что касается дел временного хранения (до десяти лет), то данную обработку проводить необязательно — дела можно хранить в обложках, в которых проводилось формирование. Учет подобной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел — данная работа проводится службой ДОУ, работниками соответствующих подразделений, под контролем экспертной комиссии. В том случае, если после подготовки и передачи дел в ведомственный архив, документы поступают на государственное хранение, то контроль будет осуществляться также и государственным архивом.
Что подразумевает оформление дел:
- систематизация документов внутри дела;
- нумерация листов и составление листов-заверителей;
- оформление реквизитов обложки дела в соответствии с установленной формой;
- архивный переплет;
- если необходимо, специалисты составляют внутреннюю опись документации в деле.
Описи для ведомственного архива
Если организации не требуется сдавать документацию на государственное хранение, достаточно подготовить два экземпляра описи: один для ведомственного архива, второй — контрольный экземпляр, который хранится в структурном подразделении. В иных случаях подготовка и передача дел в ведомственный архив подразумевает подготовку трех экземпляров описи, где третий экземпляр готовится для государственного архива. В ведомственный архив надлежит передавать дела либо длительного хранения, либо постоянного хранения. Также передаются дела по личному составу — только по описям. Что касается дел временного хранения, то передавать их в ведомственный архив нет необходимости — по прошествии срока хранения подобной документации необходимо подготовить акт об уничтожении документов.
Помощь профессионалов в вопросе подготовки и передачи дел
Выше перечислены далеко не все нюансы, которые необходимо знать при подготовке и передаче дел в ведомственный архив. Но и приведенных примеров вполне достаточно для того, чтобы убедиться — помощь профессионалов в данном вопросе будет просто неоценима. Если Вас интересует грамотная подготовка и передача дел в ведомственный архив, обращайтесь к специалистам «Архив Гарант» — вы останетесь довольны сделанным выбором. По всем вопросам обращайтесь по телефону: 8 (495) 233-73-92 или отправьте запрос на info@archives-garant.ru
