Подготовка к сканированию документов — важный этап в процессе организации электронного документооборота и архива. Прежде чем перевести документы в цифровой вид, необходимо выполнить подготовку самой документации, а также настройку оборудования.
Подготовка к сканированию документов: сортировка
В первую очередь необходимо подготовить сами документы. Сюда входят следующие манипуляции:
- все папки расшиваются, удаляются скрепки;
- сортировка по датам, принадлежности к одному делу, другим признакам;
- документы, принадлежащие к одному делу, сканируются вместе, в один .pdf файл;
- подготовка пакетов документации к потоковому сканированию.
Заранее подготавливаются все документы, предназначенные для оцифровки. Это позволяет единовременно обработать весь пакет и сэкономить ресурсы.
Подготовка оборудования к сканированию документов
Предварительно необходимо настроить оборудование, выбрав следующие параметры:
- формат сканирования: .pdf, .tiff, .jpeg (для последующей работы с документами предпочтителен формат .pdf);
- способ сканирования: поточный или по одному листу;
- определение места хранения отсканированных документов.
Помимо самого сканера, при оцифровке документов используется специализированное ПО. Оно необходимо для распознавания и присвоения документам маркеров, по которым в будущем можно будет найти необходимый документ. При организации электронного архива используется специализированное программное обеспечение, обеспечивающее простой доступ и быстрый поиск любого архивного дела.
После сканирования выполняется индексация каждого документа по определённым параметрам: имени, дате, наименованию организации, номеру дела и прочим.
Подготовка к сканированию документов в компании «Архив Гарант»
Процесс оцифровки документации значительно упрощается, если им занимаются профессионалы. Специалисты компании «Архив Гарант» имеют многолетний опыт работы с оцифровкой документов и могут грамотно подготовить их к сканированию, учитывая все нюансы и требования.
Профессиональный подход поможет вам:
- сэкономить время на самостоятельную подготовку документов;
- оптимизировать рабочие процессы;
- получить конечный результат в удобном, готовом к использованию виде;
- получить гарантию конфиденциальности и качественно выполненной работы.
В нашем распоряжении — профессиональное оборудование, которое также способствует ускорению процесса.
