Федеральное законодательство России предполагает определенный порядок хранения документации любым предприятием или организацией. Есть четко установленные временные границы пребывания архивов непосредственно в самой структуре, после чего их обязаны передать на хранение государству. Для того, чтобы процедура была соблюдена по правилам, необходима подшивка документов в архиве.
Что включает в себя эта процедура?
Подшивка документов представляет собой объединение всех дел с помощью нижней и верхней обложки и специальных нитей. При этом все металлические крепления удаляются. Перед первым документом вставляется чистый лист, выполняется 4 прокола.
Стандарты подшивки документов
Любая прошивка документов в бухгалтерии или канцелярии должна соответствовать нормативно-правовым актам, регламентирующим порядок выполнения процедуры. В противном случае документацию могут не принять. По этой причине подшивка документов в дело должна выполняться специально обученными людьми. Подшивка бухгалтерских документов оптимизирует работу предприятия, так как четкое соблюдение правил избавляет от ненужных законодательных проблем после проверок, которые имеют право проводить представители некоторых государственных структур.
Удобства поиска
Любая подшивка документов в дело предполагает расположение на обложке всей необходимой информации для удобного поиска, а именно:
- наименование учреждения и дела;
- срок хранения;
- делопроизводственный индекс;
- номер тома и описи;
- количество листов.
При наличии этих данных подшивка бухгалтерских документов становится максимально продуктивной, так как нет необходимости пролистывать все дело, достаточно взглянуть на обложку.
Установленные сроки хранения
Согласно требованиям архивного фонда РФ, существуют конкретные сроки хранения различных бумаг, с учетом этого и производится архивная подшивка документов:
- кадровая документация – 50 или 75 лет;
- патенты, конструкторская документация, проекты капитального строительства – 20 лет;
- научные данные – 15 лет;
- первичные бухгалтерские документы – 5 лет.
Оптимизация архивного хранения
Оптимизация архивного хранения избавляет от такой проблемы, как загромождение бумагами, позволяя использовать освободившееся пространство с выгодой. Подшивка документов в бухгалтерии дает возможность оперативно искать необходимые данные и при этом никому не мешать.
Основные преимущества пользования услугами профессионалов
Опыт. Сотрудниками компании «Архив Гарант» выполняется подшивка документов в архив на профессиональном уровне. Имея большой опыт, мы работаем безошибочно и с соблюдением всех требований, согласно нормативно-правовой базе.
Дополнительные услуги. Для Вашего удобства мы также предлагаем услугу преобразования бумажного архива в электронный формат с помощью сканирования. В таком виде будет гораздо удобнее пользоваться документами.
Сохранность. Подшивка документов с «Архив Гарант» — гарантия отличной сохранности бумаг, соблюдения строгих правил и быстрого доступа к документам.
