Порядок архивирования бухгалтерских документов

Документооборот большей части организаций на 80% состоит из бумаг, сопровождающих финансовую деятельность

Документооборот большей части организаций на 80% состоит из бумаг, сопровождающих финансовую деятельность. Соответственно, своевременное уничтожение и грамотное архивирование бухгалтерских документов становится одной из важнейших задач. Большую часть сложностей в этом плане вызывают алгоритм и временные рамки хранения отдельных бумаг. Эксперт компании «Архив Гарант» раскроет основные тезисы, связанные с хранением бухгалтерии.

Зачем архивировать бухгалтерские документы

Целесообразность и порядок архивирования бухгалтерских документов регламентируется рядом законодательных актов РФ, основными из которых являются:

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Основные правила работы архивов организаций — решение Росархива от 06.02.2002;
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Налоговый кодекс.

Несоблюдение порядка архивирования документов

Несоблюдение порядка архивирования бухгалтерских документов, прописанного в законодательстве, влечет за собой административную и/или налоговую ответственность, к которой привлекается руководство и главный бухгалтер организации.

Архивирование бухгалтерских документов: реализация

Для внедрения грамотного документооборота организация может инициировать создание собственного архива либо использовать услуги по архивированию документов, предоставляемые специализированной компанией

Создание собственного архива

В первом случае потребуется выделить отдельное помещение, изыскать средства на приобретение специального стеллажного оборудования, техники и ПО для обработки данных и защиты их от несанкционированного доступа. Кроме того, в зависимости от масштабов предприятия предусматривается либо отдельная вакансия штатного архивариуса, либо делегирование обязанностей одному из сотрудников наряду с основным видом деятельности.

Факторы влияющие на способ архивирования

На выбор способа архивирования бухгалтерских документов могут повлиять такие факторы как финансовые возможности организации, объем документооборота, профиль компании и требования по обеспечению безопасности данных. При этом практика показывает, что аутсорсинг архивных услуг позитивно сказывается на работе большинства предприятий.