Конфиденциальность и защита информации от третьих лиц — первичная задача каждого уважающего себя руководителя компании. Любая успешная организация является целью номер один для ее конкурентов, поэтому порядок архивации документов должен проходить под четким контролем и в окружении самых доверенных лиц. Документов, как правило, много, они все разного назначения и ценности, соответственно, сроки и условия хранения различны.
Сложности при архивации документов
На самом деле порядок архивации документов — задача не из легких. Во-первых, это совсем не быстро, во-вторых, без должного опыта можно попросту запутаться, и, в-третьих, вместо того, чтобы Ваши сотрудники трудились на благо компании, они будут вынуждены заниматься бумажной работой, которая не факт, что даст положительные результаты.
Отбор документов для архивного хранения
Для того чтобы определиться с документами, которые будут отданы на постоянное хранение, тщательно изучают номенклатуру дел компании. Все дублирующиеся экземпляры, копии, а также черновики — это документы, предназначенные для временного хранения. На данном этапе формируют определенный пакет документов, который будет храниться конкретный промежуток времени, например, 5 или 10 лет.
Архивация документов происходит в три основных этапа:
- этап подготовки;
- сортировка, а также систематизация документов;
- опись и создание каталогов.
Переплет документов
Для надежности архива архивация документов требует их правильного переплета. Это позволяет исключить выемку из архива листов и утерю документов во время работы с ними. Для правильного хранения архива необходимо отдельное помещение, а также стеллажи и коробки в нем.
Конфиденциальность информации
Кроме Вас и Ваших доверенных лиц, больше никто не сможет туда проникнуть. Сотрудники нашей компании соблюдают полную секретность и конфиденциальность информации, а также установленный порядок архивации документов. Содержание ни одного документа не будет разглашено, ни при каких обстоятельствах.
Обращайтесь к профессионалам
У нас безупречная репутация, поэтому Вы можете полностью нам довериться. Мы гарантируем высочайшее качество услуг и максимально оперативные сроки исполнения. Вы даже не заметите, как мы в кратчайшие сроки выполним свою работу. У нас богатый опыт подобной работы, так как мы сотрудничаем в данной области и с мелкими организациями, и с крупными компаниями. Зачем Вам платить дополнительную арендную плату за помещение, где будет располагаться Ваш архив? Мы можем предложить не только обустроенные помещения, но и их надежную охрану.
