В каждой организации рано или поздно скапливаются ненужные бумаги, срок хранения которых подошел к концу. Несмотря на то, что эти документы уже не нужны фирме, они могут содержать элементы коммерческой тайны. Такие бумаги нельзя просто выбросить в мусорное ведро. Уничтожение архива — это целый комплекс мер, которые обеспечивают полную ликвидацию ненужных бумаг. После процедуры документы уже не подлежат восстановлению.
Процедура ликвидации архива
Уничтожение архива документов — это процедура, которая проходит в несколько этапов:
- бумаги, которые подлежат полному уничтожению, заносятся в специальный акт;
- архив транспортируется на объект, где его ликвидируют;
- ликвидация бумаг проходит при участии представителя компании-заказчика;
- после уничтожения бумаг составляется акт о ликвидации архива.
Акт о ликвидации нужен для подтверждения того, что бумаги полностью уничтожены и не подлежат восстановлению.
Как уничтожаются документы
Архив документов ликвидируется в специализированной организации, которая занимается такими видами работ. Документы пропускают через промышленный шредер. После того, как бумаги были пропущены через шредер, восстановить их уже невозможно.
Профессиональное уничтожение документов — комплексная процедура
В этом процессе важен каждый этап. Важно не только выбрать нужные бумаги из архива, но и транспортировать их в специализированной машине. Спецтехника сразу отправляется на объект для уничтожения документов. Процедура вывоза и уничтожения бумаг должна быть конфиденциальной. На участке при уничтожении документов присутствует клиент (представитель фирмы-заказчика).
Важные моменты
Заказывая услугу уничтожения документов, нужно обращать внимание на ряд важных моментов. Например, большое значение имеет наличие у организации, которая ликвидирует бумаги, собственного оборудования и участка. Некоторые фирмы проводят весь процесс на сторонних предприятиях, такое обслуживание нельзя назвать безопасным и конфиденциальным.
Скорость уничтожения архивов — тоже важный показатель
В крупных компаниях скапливается большое количество бумаг, которые нужно уничтожить в максимально короткий срок. Работа с большими объемами документов подразумевает участие квалифицированных грузчиков. Привлечение сторонних подрядчиков к погрузке недопустимо.
У нас можно заказать профессиональное уничтожение документов на собственном объекте организации в промышленном шредере. Это полностью конфиденциальная услуга.
