Документооборот можно уподобить кровеносной системе организации.
Недостаточно эффективный оборот документов внутри организации может затруднить взаимодействие между отделами и выполнение распоряжений руководителей организации. Кроме того, сегодняшние реалии таковы, что документооборот не ограничивается стенами офиса организации. Обмен документами также идет между организацией с одной стороны и контролирующими государственными органами, партнерами, филиалами организации, а иногда и клиентами с другой стороны.
Разработка систем документооборота предшествует началу работы организации. Однако постановка делопроизводства может осуществляться и по другим поводам.
Во-первых, даже качественная система документооборота, созданная изначально, может, по мере роста и развития организации, исчерпать возможности для модернизации и потому потребовать кардинальной переработки.
Во-вторых, система делопроизводства может потребовать столь серьезной модернизации, что провести ее собственными силами без отрыва от основной работы будет крайне сложно и долговременно. А длительность перехода от старых процедур, касающихся оформления и оборота документов, к новым процедурам, только усиливает неразбериху и увеличивает количество ошибок в документах.
Постановка делопроизводства является одним из основных и наиболее сложных направлений нашей деятельности. Разработка систем документооборота ведется нашими специалистами с учетом специфики организации – заказчика и в соответствии с текущими требованиями отечественного законодательства, касающимися правил оформления и архивирования различных категорий документов.
Все процедуры работы с документами разрабатываются не только для нынешнего состояния организации, но и с возможностью их модернизации по направлениям, наиболее вероятным в процессе роста и развития организации. Определенная модернизация процедур работы с документами будет возможна даже по тем направлениям, предсказать которые заранее оказалось невозможным.
Создание систем делопроизводства с излишне жесткой и недружественной к модернизации структурой сегодня является пройденным этапом, так как не соответствует современным условиям ведения дел. Кроме того, в последнее десятилетие все мы стали свидетелями кардинального переворота в сфере документооборота и делопроизводства, связанного с прогрессом информационных систем. И наши специалисты учитывают эти тенденции в своей архивной работе.
Для предотвращения чрезмерного разрастания бумажного архива своей организации вы можете принять решение в пользу оборота и хранения в электронном виде тех категорий документов, которые российское законодательство и деловые обычаи не требуют сохранять в бумажном формате. Кроме того, те категории документов, оригиналы которых вы будете сохранять в бумажном виде, можно наделять электронными копиями, хранимыми в электронном архиве, для удобства доступа к ним.
Наш профиль постановка делопроизводства в комплексе. Воспользовавшись нашими услугами, вы получите готовую систему документооборота, идеально подходящую для вашей организации и имеющую значительный потенциал для роста и развития вместе с ней.