Во многих компаниях за время их деятельности накапливается огромное количество документации, часть которой можно уничтожить, однако нельзя это делать просто выкинув документы на помойку, или сжечь их в ближайшей яме. Есть определенные правила по уничтожению документов.
Правила уничтожения документов:
- Быть максимально надёжным и конфиденциальным (исключать возможность последующего восстановления): это требуется для исключения утечки информации компании.
- Должно оформляться юридически (в частности, актом об уничтожении).
- Должно проводиться в присутствии представителя компании (по желанию).
- Уничтожение должно касаться только тех документов, у которых истёк срок обязательного хранения (не допускается случайное или преднамеренное уничтожение актуальной документации).
Следует проводить экспертизу ценности
Используются также внутренние правила уничтожения документов, часто применяемые в компаниях с повышенными требованиями к конфиденциальности. К примеру, утечка любой банковской, медицинской или иной информации с высокой степенью ответственности может привести к серьёзным последствиям как для отдельных клиентов, так и для организации в целом.
Зачастую эти правила создаются для всех сотрудников
Таким образом, правила уничтожения документов часто закрепляются не только для архивного отдела и службы безопасности, но и для каждого сотрудника в рабочих инструкциях. Предполагается, что любой документ (будь то черновик, заведомо неверная или повреждённая бумага и т.п.) уничтожается в тот момент, когда становится неактуальным. Это означает, что за пределы отдельно взятого отдела не выходит никакая информация: все бумаги отгружаются в шредированном виде, а электронные носители проходят процедуру глубокого удаления данных.
Такие нормы стали стандартом примерно 5 лет назад
Обычная практика уничтожения документов — это шредирование. Шредирование может выполняться в два этапа: непосредственно в компании (оперативные документы), так и на промышленном шредере в специализированной фирме по уничтожению и хранению документов (применяется для массы архивных бумаг, потерявших актуальность).
Почему лучше выбрать второй метод
Надёжность первого метода зависит от модели используемого шредера (чем выше степень секретности, тем дороже устройство).Второй метод гарантирует хороший результат из-за объёмов перемешиваемой в устройстве документации и возможностей промышленной обработки.
Однако эти правила не для всех документов
Тем не менее, для секретных документов этот метод считается недостаточным, и правила уничтожения документов предписывают использовать химические методы уничтожения. Наиболее надёжным же считается сжигание документов в специальных печах (небольшими стопками), но этот метод крайне неэкологичен. Для большинства организаций достаточно промышленного шредирования с последующей отправкой бумажной массы на переработку. Это обеспечивает достаточный уровень секретности большинства материалов и позволяет не нести больших расходов за уничтожение документов.
По всем вопросам, касающимся уничтожения документации, обращайтесь по телефону +7 (495) 233-73-92
