Документация в распечатанном виде, несмотря на популяризацию электронного формата, остается актуальной и необходимой для любой организации и любого предпринимателя. Документы нельзя выкидывать или уничтожать (тем более, при наличии подписи).
Их сдают в архив
Для того, чтобы нужный документ можно было легко найти в архиве, необходима грамотная подготовка. В противном случае его будет сложно найти, да и риск повредить бумагу при хранении слишком велик.
Этапы подготовки документов к архивному хранению
Порядок подготовки документов к архивному хранению зависит от статуса организации. Если вы представляете интересы действующей компании, вы обязаны хранить все документы при себе, как бы давно они ни были составлены. Соответственно, никаких дополнительных документов составлять не нужно.
При ликвидации фирмы бумаги передаются в государственный архив
После подготовки документов к архивному хранению и передачи их в архив вы получаете соответствующий акт приема-передачи. Его следует сохранить.
И в том, и в другом случае документы должны быть:
- Проверены: в рамках экспертизы определяется ценность бумаг, срок их хранения;
- Распределены на те, что необходимо сохранить, и подлежащие уничтожению. Последние ликвидируют;
- Сгруппированы по делам: формируются дела (в отдельных папках), листы нумеруются, к каждому делу составляется лист-заверитель. Документы переплетают, а затем оформляют обложку дела. К каждому составляется предисловие. По итогам разрабатывают опись.
Дела формируются по нескольким признакам. Это могут быть определенные временные периоды (месяц, квартал, год), проекты, направления деятельности и т.д.
Правильная подготовка документов к хранению
Даже если вы планируете хранить документы в собственном архиве, они должны быть подготовлены в соответствии с законодательством. Согласно ст. 13.25 КоАП, нарушение сроков и порядка хранения документов может повлечь за собой административную ответственность (штраф до 300 тысяч рублей).
Обращайтесь к профессионалам
Подготовить документы к хранению в архиве (государственном или частном), воспользуйтесь услугами нашей компании. Мы специализируемся на работе с документами и готовы провести всю работу за вас. Все документы будут сгруппированы так, как это необходимо, ненужные будут уничтожены, а важные — сохранены. Мы сможем подготовить любой объем документов в короткий срок.
