Составление описей — это последний этап работы кадрового специалиста, готовящего документы на передачу в архив. Данная процедура далеко не случайно достаточно подробно освещается, так как требует ответственного подхода и следования действующим нормативам. Правильное составление описей позволяет оптимизировать работу архива и обеспечить повышение сохранности документов, ответственность за которые несёт как кадровый специалист, так и архивист.
Что такое составление описей
Составление описей — это составление справочников, определяющих содержание документов, их состав, классификацию и другие параметры. Опись представляет собой документ, позволяющий чётко позиционировать каждый документ фонда, учитывать его и содержать весь архив в порядке.
Документ, регулирующий составление описей
Основной документ, регулирующий составление описей является Правила работы архивов, подписанные Росархивом 6 февраля 2002 года. Составление описей даёт возможность быстро находить необходимые документы и является неотъемлемой частью справочно-информационного аппарата архива. Опись даёт возможность систематизировать дела и ускорить работу с ними, а также вести их точный учёт.
Алгоритм составления описей достаточно прост:
- Чётко определите список документов, который следует учесть при составлении описи.
- Определите, какая именно схема классификации документов и дел будет использоваться. Как правило, описи составляются в номинальном порядке, хронологическом или структурном. Тем не менее, если характер архива требует другого порядка (обеспечивающего оптимизацию работы с документами, следует использовать именно его).
- Подготовьте форму описи: это поможет быстро систематизировать документы во время их обработки.
- Составьте описательные статьи описи, опираясь на заголовки дел.
- Сделайте итоговую запись по форме.
Документы, необходимые для составления описи
Документы, необходимые для составления описи, обычно есть в каждом архивном отделе и на многих официальных ресурсах для архивистов.
Качество составления описей
Как показывают исторические примеры, именно от качества составления описей зависит сохранность документации в долгосрочной перспективе. Зачастую многие решения архивистов и других ответственных лиц принимаются именно исходя из данных описи (без прямого контакта с документами), то есть любая неучтённая или неправильно учтённая бумага в перспективе нескольких десятилетий просто не существует.
