Большое количество бумажных документов, сопровождающих деятельность любого предприятия, требует внимательного и бережного отношения — систематизации, номенклатурного оформления и соблюдения сроков хранения. Безусловно, для этого потребуется определенное количество архивных работников и помещение под архив, увеличивающие расходы предприятия. Именно поэтому многие предприятия предпочитают электронный документооборот. Всегда ли оправдан такой выбор, и в чем преимущества бумажного документооборота?
Cледует учесть многие факторы:
- Бумажные документы можно хранить с гораздо большим уровнем секретности, а электронная информация становится легкодоступной после удачной хакерской атаки.
- Во многих случаях требуется бумажный документ в оригинале, особенно если не истек срок его хранения.
- Для хранения бумажных документов не нужно закупать компьютеры, специальное программное обеспечение и обучать персонал компьютерной грамоте.
- В бумажный документ невозможно внести несанкционированные исправления, в то время как в электронную копию это легко можно сделать, зная администраторский пароль, или просто взломав его.
Как избежать хлопот при бумажном документообороте
Хлопоты, связанные с хранением бумажных документов — экспертизу документов по срокам хранения и принадлежности, составление номенклатуры и оформление дел, переплет и другие этапы архивной обработки можно доверить профессиональным архивным компаниям, таким как компания «Архив Гарант». Нет смысла экономить на подготовке бумажных документов для архивного хранения — это может сказаться на сохранности документов и правильности их систематизации, которая основывается на требованиях государственных стандартов.
Преимущества
Преимущества бумажного документооборота успели оценить большинство крупных мировых компаний, реально оценивающих ущерб от хакерских атак. Теперь электронный оборот стал просто дополнением к основному, бумажному документообороту. Кроме того, что электронный документооборот требует постоянного внимания: правильности занесения данных и внесения изменений оператором, информация может быть удалена неосторожными действиями персонала.
Восстановление массива
Восстановить массивы зачастую не представляется возможным. Такого не может произойти с бумажными документами, и в этом тоже преимущество бумажного документооборота. Обращайтесь к нам, и преимущества бумажного документооборота станут для Вас реальностью — Ваши документы всегда будут в порядке!
