Экспертиза ценности документов в государственных учреждениях проводится с целью определения степени важности информации, которая содержится на различных носителях (документальных, электронных), с использованием единых критериев. На основании полученных данных производится выборка документов на постоянное хранение, устанавливается период хранения иных документов, а также носители информации, подлежащие уничтожению.
Порядок проведения экспертизы ценности
Раз в 12 месяцев учреждения создают специальные экспертные комиссии, в компетенцию которых входит определение ценности документов. Свои выводы они делают на основании различных нормативных актов, предварительно утвержденных на уровне организации. Выявление документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, ответственные органы выполняют на основании номенклатуры дел организации с полистным их просмотром. Также при этом отбираются документы временного хранения и такие, срок хранения которых истек. Результатом экспертизы ценности документов является опись документов различных категорий, дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению утративших актуальность дел.
Проблемы экспертизы ценности электронных документов
Регламент выполнения экспертизы ценности документов в государственных учреждениях и других организациях регулируется рядом законодательных актов. Однако несмотря на повышенное внимание в последние годы соответствующих органов к вопросам регулирования электронного документооборота, имеющейся нормативно-правовой базы недостаточно для качественной работы с информацией на электронных носителях. Так, на сегодня не принят механизм определения имеющих ценность электронных документов в процессе делопроизводства. Закономерным следствием этого является отказ многих учреждений вносить такие документы в свои номенклатуры.
Главная проблема
Основной вопрос, который необходимо решить в области экспертизы ценности документов, заключается в том, что основным источником комплектования государственных архивов являются госучреждения, регламент деятельности которых предусматривает обязательное составление актов о выделении к уничтожению утративших актуальность дел. Без этих документов бумаги не могут быть уничтожены. Однако, в физическом смысле многие документы просто отсутствуют и при этом обязательно должны быть занесены в соответствующие акты. На практике их нередко вносят условно. Однако в этом случае велика вероятность наступления негативных последствий, ответственность за которые понесет само учреждение.
