Принцип функционирования архивов состоит в следующем:
- муниципальные и государственные учреждения, в ходе своей работы, формируют массивы документов;
- по мере и накопления документы, составляя дела, передаются в отраслевой или иной (муниципальный, государственный, ведомственный) архив;
- в архиве происходит окончательная экспертиза документов, после чего они либо передаются далее, в межведомственные архивы, либо хранятся (экспертиза производится с различной периодичностью для разных архивов и разных типов документов, например, для муниципального архива период между проверками составляет до 10 лет).
Работа источников комплектования архивов
Работа источников комплектования государственных и муниципальных архивов состоит, таким образом, в непрестанном взаимодействии с архивами – муниципальными и государственными – передача документов и дел, затребование архивных материалов для собственных нужд и т.д.
Хранение документов до передачи в «вышестоящий» архив
Кроме того, источники комплектования государственных архивов обязаны формировать на своей территории собственные архивы, создавая условия для длительного хранения документов до передачи их в «вышестоящий» архив.
Согласование работ
Фактически, любые архивные работы , будь то подготовительные – для передачи в муниципальный или государственный архив, или разработка номенклатуры дел, экспертиза их ценности, должны проводиться в согласовании с архивом – ведомственным и муниципальным для большинства источников комплектования архивов или государственным (взаимодействие с ним осуществляют федеральные унитарные предприятия).
Взаимодействие архивов
Взаимодействие соответствующего уровня архива и его источников основывается на совместном разработке номенклатуры дел и организации системы делопроизводства, проведение экспертиз ценности документов, на формировании документов и дел и подготовку их к бессрочному (длительному хранению).
Затраты на упорядочивание документов
Упорядочивание документов и собственного архива для организации-источника, таким образом, требует определенных временных затрат, связанных с согласованием своих действий с муниципальным или государственным архивом.
Опыт в оказании услуг
Со своей стороны мы – обладая огромным опытом как в оказании архивных услуг, так и в архивном деле и во взаимодействии с муниципальными и государственными архивами, помогаем государственным и муниципальным организациям в деле формирования и ведения документооборота, передачи документов и дел в соответствующий архив.
Надежный и профессиональный партнер для работы с архивами
Таким образом, источники комплектования государственных и муниципальных архивов получают, в нашем лице, надежного и профессионального партнера как в организации собственного делопроизводства, так и в мероприятиях, требующих участия кураторов из архивов разного уровня.
