Создание регламента по архиву, обязательного для исполнения всеми сотрудниками, помогает упорядочить работу с документами и оптимизировать трудовые процессы.
Что включает регламент по архиву?
Регламент по архиву включает специально разработанные нормативные акты локального значения, которые регламентируют работу архива, обеспечивая тем самым эффективное решение управленческих задач в деле упорядочения архивных документов, содержания их в сохранном состоянии и обеспечения к ним доступа.
Из чего складывается регламент по архиву?
Стандартный набор инструкций и положений регламента по архиву обычно включает следующие документы:
• Инструкция по делопроизводству, определяющая правила оперативного хранения документов и разводящая понятия документа и архивного документа.
• Положение об архиве, об архивной службе или инструкцию по работе с содержащимися в архиве документами. Этим документом определяется порядок создания архива, его функции и задачи, обязанности, права и ответственность сотрудников архива.
• Должностные инструкции для заведующего архивом, архивариуса и др. Инструкции формируются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей.
• Инструкция по охране труда для сотрудников архива, которая разрабатывается службой охраны в тандеме с руководителем архива.
• Приказ о составе экспертной комиссии и положение об экспертной комиссии. Экспертная комиссия, как правило, включает наиболее квалифицированных сотрудников и ответственного за архив работника. Положение об экспертной комиссии определяет статус этого органа, уполномоченного одобрять описи дел, акты на выделение документов к уничтожению и прочее.
• Другие документы и инструкции, которые устанавливают порядок отдельных видов или разовых работ с архивными документами.
Заметим, что ряд документов, попавших в перечень, уже разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела. Рекомендуется воспользоваться ими или адаптировать типовые документы в ходе разработки регламента по архиву внутри своей организации.
Подведем итог.
Разработать регламент по архиву можно самостоятельно, если внимательно изучить нормы и грамотно составить и оформить недостающие документы. При возникновении сложностей стоит обратиться в компанию по архивным услугам за помощью или консультацией.
