Когда принято решение о создании электронного архива компании, потребуется подробный план с целями и задачами – с чего начать преобразования документов в электронный вид, как достичь результата. В план входят управленческие решения, технические мероприятия, обучение сотрудников.
С чего начинаем
Анализируем задачи вашей компании, документооборот и разрабатываем оптимальный порядок преобразования документов в электронный вид. Определение вида электронного архива, кто его будет создавать и обслуживать
На этом этапе готовим для руководителя предложения:
- В каком объеме создать электронный архив – для всего предприятия (корпоративный), для его части (например, бухгалтерской или проектной документации).
- За какой период документы переводить в электронный вид.
- Как эффективнее реализовать план – без лишних затрат средств и времени.
Разработка структуры архива
Разрабатываем понятную и удобную структуру, чтобы ее не приходилось дополнять и переделывать с расширением предприятия, увеличением количества вводимых документов. Устанавливаем специальную программу, которая позволяет быстро находить документы по виду, номеру, названию, дате создания и защищать данные. Покупки нового оборудования программа не требует, достаточно имеющихся у сотрудников компьютеров. Вам не придется тратиться на приобретение мощных сканеров – мы используем собственные высокопроизводительные сканеры.
Систематизация бумажных документов
Обследуем бумажный архив, выделяем актуальные документы для сканирования, и те, которые не нужны в электронном виде. Для этого просматриваем каждый документ в деле. Удаляем черновики, дубликаты, одновременно снимаем все, что может снизить качество сканированных копий – скрепки, закладки, стикеры. Создаем систематизированный список для предстоящего сканирования. Распределяем, в зависимости от важности, какие документы, в каком порядке сканировать.
Экономьте время и деньги
Мы оказываем комплекс услуг – от разработки концепции электронного архива, внедрения программного обеспечения, до его обслуживания. Быстро и качественно подготовим документы к преобразованию. Если объем документов велик, а бумажный архив не в идеальном состоянии, придется пересмотреть массу бумаг. Вы получаете двойную выгоду: порядок в бумажном архиве и гарантию того, что в электронный архив попадут все нужные документы. На этом подготовка закончена, переходим к основному этапу – созданию графических образов (сканированию) документов форматов А3, А4, и вводу их в систему.
