Сотрудникам организаций разных форм собственности периодически приходится сталкиваться с необходимостью передачи документов на архивное хранение. При такой передаче документы объединяются в дела, которые должны оформляться в соответствии с рядом правил.
Опись
Одно из правил гласит: на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие документы по личному составу, составляются так называемые описи. В ряде случаев может понадобиться выполнение такого мероприятия, как считка описей. Профессиональную помощь в его выполнении всем заинтересованным лицам способна оказать наша компания.
Нюансы составления и считки описей дел
Такой документ, как опись дел, представляет собой своеобразный архивный справочник, в котором перечислены единицы хранения (дела). В соответствии с отраслевым законодательством дела перечисляются в описи по убыванию степени их значимости (это правило принимается во внимание при считке описи). Основными частями описей дел являются так называемые годовые разделы. Они, в свою очередь, включают в себя заголовки, индексы и порядковые номера дел, их даты и сроки хранения (последний реквизит указывается для дел со сроком хранения свыше 10 лет), наконец, количество листов в делах.
Итоговая запись
В опись включается итоговая запись, в которой перечисляются номера первого и последнего дел, указывается количество дел и существенные особенности их нумерации. Эти сведения также проверяются при считке описи. При подготовке документов к передаче в архив и оформлении дел необходимо тщательно проверить правильность их формирования, в частности — выполнить считку описи. Недостатки, выявленные при проверке (речь в данном случае идёт о расхождениях между информацией в описи и фактическим состоянием), должны быть устранены.
Почему для выполнения считки описей целесообразно обратиться к нам?
Считка описей — ответственное и трудоёмкое мероприятие, требующее от лиц, которые его выполняют:
- максимальной внимательности;
- определённых познаний в области архивного делопроизводства и других сферах.
Практический опыт
Практический опыт показывает: попытки сотрудников организаций самостоятельно выполнить считку описей чаще всего заканчиваются необоснованными тратами рабочего времени. Кроме того, нередко при самостоятельной считке сотрудники пропускают ошибки в оформлении описей, а это, в свою очередь, влечёт проблемы при передаче дел на архивное хранение. Вы бы хотели предотвратить подобный сценарий? Сделать это просто: обратитесь в компанию «Архив Гарант».
Наши специалисты
Наши специалисты обладают всеми необходимыми познаниями и большим опытом работы, поэтому мы можем гарантировать: считка описей будет выполнена нами с безупречным качеством. Немаловажно и то, что эффективность работы вашего предприятия при этом не будет страдать, поскольку ваши сотрудники не будут отрываться от выполнения своих прямых обязанностей.
