Каждому бухгалтеру известно, что соблюдать правила ведения документации чрезвычайно важно
Каждому бухгалтеру известно, что соблюдать правила ведения документации чрезвычайно важно. Ведь, если нарушаются сроки хранения, штрафных санкций не избежать. Ответственным лицом за сохранность, а также оформление и передачу документов на архивное хранение является главный бухгалтер, что же касается руководителя, то он лишь обязан организовать их хранение. Итак, как избежать неприятностей, как навести порядок внутри подразделения?
Следует начать с того, что оперативное хранение бухгалтерской документации осуществляется на протяжении нескольких лет, а затем ее нужно отдать на архивное хранение.
Также следует заметить, что сдать бухгалтерские документы в архив в срок и по всем правилам — кропотливое дело.
Первичная документация и договоры, а также справки — все эти документы следует хранить в течение определенного строго регламентированного срока, причем хранение должно осуществляться в определенном порядке.
Прежде чем сдать документы в архив, их нужно оформить надлежащим образом, исходя из определённых требований. Для того, чтобы произвести сдачу бухгалтерских документов в архив, следует, для начала, составить номенклатуру дел, провести экспертизу ценности, затем сформировать и оформить дела, и наконец, составить опись дел.
Экспертиза ценности необходима для выделения документов длительного и краткосрочного хранения. Она помогает определить дела, которые будут, в дальнейшем, переданы на государственное хранение. Документы длительного и временного хранения принимают по описям.
Номенклатура представляет собой сводный перечень дел, сдающихся в архив. В нем указывают реквизиты и краткую информацию, такую как: индекс дела, его заголовок (например, годовые отчеты) и срок хранения. Разделы номенклатуры соответствуют структурным подразделениям организации. Документ оформляют в виде таблицы, согласовывают и заверяют уполномоченными лицами.
Оформление дела при сдаче бухгалтерских документов в архив представляет из себя подборку, распределение и определенное расположение документов внутри дела. Например, сначала следует основной документ и приложения к нему, затем — все остальные документы.
Особого внимания заслуживает прошивка дела и оформление обложки. Прошитое дело скрепляют при помощи печати и заверяют подписями. В заключение добавим, что общий объем дела должен составлять не более 250 листов при толщине не более 40 мм. Ответственность за надлежащее оформление дела несет сотрудник канцелярии, заведующий архивом.