Сдача документов в архив осуществляется в соответствии с требованиями по упорядочению документов и их передаче в архивы, изложенными в Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законе города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67, «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015).
Определение сроков хранения документов
Сроки хранения различных видов документов перед сдачей документов в архив определяются на основании перечней типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу.
Проверка документов при сдаче в архив
Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации листов, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись, составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе «примечание» делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.
Описи дел, сдаваемых в архив
По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема-сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов. Примером досрочной сдачи архива может быть передача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок хранения.
Срок сдачи в архив при ликвидации и банкротстве.
Сроки хранения документов
- 10 лет — для большинства документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
- 5 лет — для большинства документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
- 75 лет — документы по личному составу (до 2003 года), записей нотариальных действий и судебных дел, для записей актов гражданского состояния;
- 50 лет — документы по личному составу (с 2003 года).
Перед сдачей документов в госархив
Перед сдачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией. Сдача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиво-сдатчику).
Действия при недостаче дел
При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.
Обращайтесь к профессионалам
Работы, связанные с подготовкой и сдачей документов в архив на упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировку и др., проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет. Мы предлагаем услуги по сдаче документов на государственное хранение при ликвидации предприятий, а также весь комплекс дополнительных архивных услуг: архивная обработка документов, списание, уничтожение, утилизация документов с истекшими сроками хранения, переплётные работы.
