Большую часть вопросов от начинающих бухгалтеров, архивистов и сотрудников кадровых служб вызывает вопрос обработки и сдачи кадровых документов в архив. Полный список кадровых документов и сроки их хранения утверждены в Указе Президента №552 от 1994 года, дополнительная информация содержится в Распоряжении Правительства №359 от того же года.
Утеря кадровых документов
В случае, если хранение или сдача кадровых документов в архив выполняются не по действующим нормативам, речь идёт о халатности, небрежности или же умышленном уничтожении ценной информации. В любом случае предусматривается ответственность по УК РФ.
Ответственность за хранение и обработку кадровых документов
Отметим, что сотрудники кадровых служб руководящего уровня несёт прямую ответственность не только за обеспечение обработки документов, но и за организацию их правильного хранения. Проще говоря, не стоит думать, что сдача кадровых документов в архив организации освобождает от ответственности, если нет специального человека, ответственного исключительно за хранение (архивиста).
Организация хранения кадровых документов
Практика показывает, что как таковая сдача кадровых документов в архив обычно производится на общих основаниях, то есть нет специальных хранилищ, ориентированных только на бумаги данного типа. Исключение составляет сеть архивов федеральной архивной службы: как правило, за её пределами отдельных хранилищ кадровой документации не создаётся.
Помещение под архив
С другой стороны, обычно при создании архива учитывается тот факт, что объём хранения кадровых документов с каждым годом увеличивается и, в случае крупной организации, начинает занимать очень много места. Соответственно, уже в самом общем архиве выделяется специальное помещение для отдельного хранения именно кадровых документов. Сдача кадровых документов в архив компании подразумевает, как правило, изолирование их от иных документов (в частности по требованиям конфиденциальности).
Доступ к архиву кадровых документов
Возможности доступа к архиву кадровых документов разрабатываются архивным отделом организации совместно со службой безопасности (или другим отделом, выполняющим аналогичные функции), после чего утверждается у руководства.
Внешнее хранение
На практике далеко не всегда удаётся обеспечить отдельное хранение кадровых документов, например, в запирающихся металлических шкафах, из-за чего растёт риск их утери. Оптимальным вариантом в этом случае является их внешнее хранение по договору с архивной организацией.
Наша компания оказывает услуги по обработке и сдаче кадровых документов в архив.
