Система электронного архива документов — важная составляющая документооборота компании. В современных условиях это более удобное, безопасное, надёжное и экономичное решение, нежели традиционный бумажный архив.
Основные функции электронного архива заключаются в следующем:
- сохранность архивных документов на протяжении всего срока хранения;
- быстрый доступ ко всем документам сотрудниками из разных подразделений компании;
- оптимизация рабочих процессов в компании, связанных с обращением к архиву.
Основное преимущество системы электронного архива документов — в удобстве и простоте хранения информации. Это позволяет частично или полностью отказаться от операций с бумажными документами. А возможность полностью ликвидировать бумажный архив позволит сэкономить затраты на аренду и содержание помещения. Кроме всего прочего, электронный архив позволяет работать с одним документом одновременно двум и более сотрудникам, что ускоряет рабочие процессы.
Целостность архивной документации
Тщательно проработанная структура архива и использование профессионального программного обеспечения позволяет создавать логическую целостность всей архивной документации. Такая структура архива помогает легко ориентироваться среди тысяч бумаг и быстро находить нужный документ. Если раньше могло уходить от одного до нескольких часов на поиски документа по папкам, то сейчас этот процесс не отнимет больше минуты. Ускоряется и процесс обмена информацией между сотрудниками из разных отделов и филиалов.
Учитывая все преимущества электронного архива, его создание — необходимая процедура для каждой современной компании.
Организация системы электронного архива
Для создания электронного архива необходимо следующее:
- бумажные документы, предназначенные для сканирования;
- профессиональный сканер, в идеале поточного типа;
- программное обеспечение для распознавания и обработки отсканированных листов;
- удобная система хранения документов.
После сканирования важно провести грамотную обработку каждого документа и присвоить ему маркеры, по которым можно будет легко найти необходимый документ в архиве.
При наличии всех составляющих и должного опыта у человека, который будет заниматься сканированием, можно достаточно быстро преобразовать весь объём документации и сформировать единую, удобную и структурированную архивную систему.
