Систематизация дел выступает обязательным этапом при формировании баз данных и создании архивов предприятия, который обеспечивает рациональное использование документации и позволяет улучшить эффективность управления разными отделениями компании. Иными словами систематизация документов представляет собой классификацию документальной информации посредством ее группировки в отдельные дела.
Систематизация дел предполагает проведение мероприятий:
- Формирование документов в дела;
- Группирование документов по определенным признакам непосредственно внутри дела;
- Оформление подготовленных документов в папки и обложки.
Необходимость систематизации дел
Данный комплекс работ необходим и важен перед проведением экспертизы ценности документов при создании любых типов архивов, включая электронные версии. Процесс систематизации дела определяется ценностью, а также объемом, входящей в него документальной информации, включая срок ее хранения. Например, дела со сроком хранения не более 10 лет систематизируются по упрощенной схеме, тогда как дела, срок хранения которых превышает 10 лет — подлежат комплексному оформлению. Данная процедура предполагает подшивку, оформление реквизитов обложки, переплет дела и нумерацию каждого листа.
Признаки для систематизации дел
Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов осуществляется с учетом ряда признаков:
- хронологического — дела группируются по отдельным временным периодам, согласно входящим в них документов;
- структурного — систематизация дел осуществляется согласно принадлежности документов к определенным структурным подразделениям;
- функционального (тематического) — дела группируются с учетом функций и направлений деятельности компании;
- корреспондентского — дела формируются по юридическим лицам и организациям, с которыми компания в процессе своей деятельности вела переписку;
- географического — дела систематизируются по территориям, на которых компания ведет свою деятельность;
- авторского — дела группируются по наименованиям предприятий, являющимися авторами документов.
Доверив систематизацию дел до проведения экспертизы ценности документов профессионалам, их оформление будет проводиться последовательно и только по тем признакам, которые позволят Вашей компании наиболее рационально использовать документы своего фонда.
Услуги компании «Архив Гарант»
Компания «Архив Гарант» предлагает своим клиентам широкий спектр услуг в части грамотной систематизации дел, как по упрощенной, так и по комплексной схеме. Главным принципом работы нашей компании выступает индивидуальный подход и тщательное изучение деятельности компании, что позволяет нам выполнять свою работу оперативно и на высоком профессиональном уровне! По вопросам систематизации дел обращайтесь по телефону: 8 (495) 233-73-92 или отправьте запрос на info@archives-garant.ru
