Хранение документации в любой компании необходимо не только для того, чтобы следовать законодательным нормам, но и для внутреннего контроля качества работы и динамики развития компании. Для облегчения процесса работы с уже исполненными документами необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация документов.
Систематизация документов включает в себя две основных цели:
- правильное оформление документации в соответствии со всеми законодательными нормами;
- физическая сохранность документации.
Ценность документов
В зависимости от ценности дела, оно направляется либо в Государственный архив, либо в архив организации. Стоит отметить, что для передачи дел в архив необходимо правильно их оформить. Все документы нумеруются, подшиваются в одну папку, которая обязательно снабжена так называемой «этикеткой». На этикетке указана вся основная информация и реквизиты, связанные с делом. Затем дело отмечается в специальном перечне, который носит название «номенклатура дел». В нем указывается название дела, срок его хранения и особая информация, касающаяся непосредственно документов.
Систематизация документов как гарантия их физической сохранности
тоже играет немаловажную роль в делопроизводстве. При проведении систематизации в случае необходимости дела сшивают заново. Ответственность за эту процедуру, как правило, несет сотрудник отдела делопроизводства. Однако в некоторых небольших компаниях эту функцию выполняет бухгалтер.
Систематизация документов – процесс трудоёмкий
Но именно он помогает в дальнейшем значительно упростить работу с большим количеством документов и превратить обращение к нужной документации из энерго и времязатратной процедуры в элементарную.
