Договоры составляют значимую часть архива организации. Если компания создала электронный архив, оцифровывать договоры и добавлять их в информационную систему или архив приходится часто. Наша компания оказывает услуги по созданию электронных архивов договоров и другой документации, по вводу новых документов в уже работающие архивы.
Расходы на создание и ведение архива
Архив договоров и других документов начинается с расчетов расходов. Для хранения типовых документов (договоров — в том числе) не требуется много места на сервере. Расходы на программное обеспечение тоже минимальны: для распознавания документов, большую часть которых составляет текст, а не графика, хватает сравнительно недорогих программных комплексов с минимальной функциональностью. Наконец, оплаты потребует и труд специалистов, которые будут заниматься оцифровкой и вводом договоров и других документов в информационную систему, атрибутированием и пополнением архивного фонда по мере накопления новых материалов.
Подготовка к созданию архива
Как и любой другой документ, договор нужно подготовить к оцифровке. Перед этим весь массив бумаг, которые поступят в архив, должен пройти через экспертную оценку. Договоры хранятся в организации минимум 5 лет. А лучше — дольше: для договоров, которые подтверждают поставки товаров и оказание услуг на крупные суммы, срок хранения равен сроку работы организации.
Готовые к сканирования договоры могут штрихкодироватся, это помогает быстро работать, используя бумажные и электронные копии, сопоставлять их и просто искать.
Сканирование договоров
Для оцифровки договоров используются недорогие портативные сканеры: они быстро справляются со сканирование десятков документов. После оцифровки документ готов к тому, чтобы стать частью архива: его атрибутируют по срокам хранения, контрагенту, дате создания, ключевым словам и словосочетаниям.
Поддержка архива
Актуализация информационной системы (архива) — задача не менее сложная, чем создание архива с нуля. Нужно определить частоту обновлений, обеспечить проверку документов как до, так и после сканирования, позаботиться о том, где хранить оригиналы тех же договоров. Компания располагает и штатом специалистов, и нужным оборудованием для быстро оцифровки договоров и других документов.
