Преимущества сканирования документации
Сегодня невозможно представить себе организацию, которая не применяет в своей деятельности компьютеры. Как следствие, возникают вопросы о хранении документов, выполненных в электронном виде, в этом поможет организация электронного архива. Технически грамотно организованный цифровой архив существенно облегчает работу каждой организации, потому что позволяет быстро находить нужный документ, дает возможность работать с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно.
Создание цифрового архива весьма трудоемкий процесс, который включает в себя помимо разработки новых документов в электронном виде, также сканирование бумажных документов и фотоматериалов. В настоящее время на рынке предлагается широкий спектр копировальной техники. В зависимости от вида документа, который нужно сканировать, используются разные сканеры.
Если нужно сканировать книги, то есть подразумеваются сшитые документы, разделение которых на отдельные листы невозможно, то рациональнее всего сканировать в черно-белом режиме. Если сканируются отдельные однотипные листы, для которых настройки сканера одинаковы, то процесс сканирования можно автоматизировать.
В таком случае применяются специальные сканеры потокового ввода. Технические характеристики таких сканеров отличаются, как правило, допустимой нагрузкой и производительностью.
При сканировании фотоматериалов в качестве исходных материалов используются негативы и слайды. Недорогие домашние и офисные сканеры обеспечивают сканирование негативов и слайдов. Если же к отсканированному документу предъявляются повышенные требования по качеству, то следует использовать специализированные сканеры, которые имеют улучшенные характеристики по цветопередаче и разрешающей способности.
Организация цифрового архива имеет еще одно очень большое преимущество – компактность. Нет необходимости в установке стеллажей, на которых хранятся горы документации, а также подготовки специальных помещений, где эти стеллажи устанавливаются. Кроме того, отпадает необходимость в персонале, обслуживающем архив. Для организации электронного архива нужен только системный блок. Стоит отметить, что цифровой архив обеспечивает физическую сохранность документов. Необходимые материалы можно всегда отправить в любое место с помощью сети интернет.
Создание цифрового архива особенно облегчает работу тех организаций, чьи архивы хранились раньше у третьих лиц: в государственных или частных архивах. В таких случаях на поиск нужного документа затрачивалось от нескольких часов до нескольких дней, не говоря уже о дополнительных финансовых расходах, связанных с оплатой услуг сторонних организаций. Электронный же архив находится всегда у ответственных сотрудников под рукой.