Деятельность успешной компании неразрывно связана с документооборотом. Количество бумаг увеличивается с каждым днем. Одна часть из них подлежит уничтожению, другая – длительному хранению. Причем сроки, в течение которых внешний вид важных бумаг должен оставаться неизменным, различаются. При отсутствии должного внимания к бумагам наступает хаос, борьба с которым требует значительных материальных затрат.
Как сэкономить
Чтобы сэкономить материальные средства компании, не стоит откладывать работу с документацией на потом. К организации системы электронного документооборота стоит приступить как можно раньше. Причем систематизацию желательно поручить профессиональным архивистам. Сканирование документов в систему электронного документооборота можно доверить работникам компании «Архив Гарант». Опытные специалисты в сжатые сроки приведут в порядок документы крупной корпорации или небольшой недавно открытой фирмы.
Создание СЭД помогает достичь нескольких целей:
- выявить документацию, подлежащую хранению;
- перевести документы в электронный формат;
- систематизировать бумаги;
- сократить время на работу с архивом.
Сканирование СЭД состоит из нескольких этапов:
- из подготовки бумаг, подлежащих сканированию (Анализируется имеющаяся в компании документация. Выявляются и уничтожаются документы, срок хранения которых истек. Перед сканированием бумаги освобождаются от металлических элементов: скобок, скрепок.);
- из непосредственного сканирования (Перевод в электронный вид осуществляется при помощи современного сканера, а также компьютерного программного обеспечения, способного распознать текст. В некоторых ситуациях приходится пользоваться техникой, предназначающейся для работы с большими форматами.);
- из систематизации документации (После того как сканирование в СЭД закончено, при помощи аббревиатур и регистрационных номеров создается база бумаг. Среди документов в электронном формате организуется поиск по ключевым словам. В последнее время для облегчения работы с документацией используются штрих-коды и QR-коды.).
Обращайтесь к профессионалам
Ищете организацию, в которой можно заказать сканирование документов в систему электронного документооборота? Воспользуйтесь нашим предложением, мы приедем к вам в определенное время вместе с необходимой техникой. В сжатые сроки выполним сканирование в СЭД документации по личному составу, основной или административно-хозяйственной деятельности.
