Приказы — один из самых многочисленных типов документов в любой организации. Однако значимость у них разная. Это хорошо видно хотя бы по срокам их хранения. В Перечне типовых управленческих документов для приказов по личному составу установлен срок хранения в 75 лет (50 — если документ появился после 2003 года). Приказы по основной деятельности хранятся бессрочно — пока существует организация. А вот документы, посвященные административно-хозяйственным вопросам — только пять лет.
Главная задача сканирования приказов
Одна из задач, которые должно решать сканирование приказов в организации — обеспечение доступа к тому или иному документу как руководству и ответственным сотрудникам, так и представителям проверяющих органов. Например, трудовой инспекции к приказам по личному составу. Попавший в электронный архив, то есть отсканированный и распознанный, приказ можно найти за несколько секунд. Наша компания не только создает информационные системы (архивы) с нуля, но и наполняет их документами. В том числе — приказами: они могут выделяться в отдельные дела или разноситься по разным делам (с общим источником комплектования или одним и тем же направлением деятельности).
Мы используем современные решения:
- портативные бесконтактные сканеры, рассчитанные на обработку сотен документов за рабочую смену;
- аппликаторы штрих-кодов;
- специализированное ПО для распознавания документов в любых форматах.
На выходе вместо груды бумаг заказчик получает читаемые электронные копии, которые остается только разнести по нужным папкам.
Сканирование приказов и ввод их в архив позволяют:
- сохранить документ ровно столько, сколько нужно — даже если организация ликвидирована, оцифрованные приказы без проблем примет муниципальный архив, да и хранить в таком виде документы проще;
- быстро готовиться к проверкам и моментально предоставлять доступ к нужным приказам проверяющим;
- иметь возможность в любое время работать с документами — в том числе удаленно.
Каждый приказ сопровождается аннотацией:
- дата создания;
- источник;
- персоналии;
- срок хранения.
Поиск отсканированных и введенных в архив электронных приказов занимает секунды. Наши специалисты создают системы поиска как по атрибутам. Так и по ключевым словам и фразам. Доступен вариант и с пословным поиском.
