Готовый и полноценно работающий электронный архив документов организации – это живой организм, который растет и развивается. Даже небольшая компания не обойдется без того, чтобы не пополнять архив – регулярность пополнения зависит от интенсивности работы организации, количества отделов и контрагентов. Ключевой этап, как создания электронного архива, так и его пополнения – сканирование. Масштабное поточное сканирование в электронный архив производится во время его наполнения с нуля, а планшетное – со сравнительно небольшим количеством исходных документов – для каждодневного/еженедельного/ежемесячного пополнения архива.
Разработки и внедрения архивов
Компания «Архив Гарант» оказывает услуги разработки и внедрения архивов: силами специалистов компании проводится и сканирование документов в электронный архив – как основного массива для запуска архива, так и в ходе регулярных пополнений текущими документами.
Как происходит сканирование в электронный архив
Сканирование – это требующий времени, опыта и внимательности процесс. Но начинается он задолго до того как специалист включает планшетный или поточный сканер: подготовка, которую заказчик практически не видит, занимает много времени и отнимает не меньше сил.
Подготовка к сканированию
В зависимости от того, в каком стоянии находятся бумажные документы организации, подготовка предполагает:
- Систематизацию документов в соответствии с будущими разделами электронного архива.
- Расшивка, удаление скрепляющих листы элементов.
- Восстановление бумаг (в случае, если специалист признал невозможность улучшения их качества цифровыми методами).
Тип и производительность сканера
Производится сканирование документов в электронный архив с помощью профессиональных сканеров. Тип и производительность сканера определяются:
- Объемом документов, назначенных к сканированию.
- Форматом и формой.
- Требованиям к скорости сканирования.
- Типом преобладающих в будущем архиве документов.
Выбор сканера
Если в архиве преобладают документы в книжном формате, в форм-факторе, характерном для периодики, а расшивать их на отдельные листы нежелательно, то сканирование в электронный архив производится с помощью планетарного сканера. Поточный (протяжной) сканер хорош для оцифровки большого количества документов. Планшетный – для регулярного пополнения электронного архива небольшими партиями новых документов.
Хранение электронного архива
Созданный компанией «Архив Гарант» электронный архив может храниться как на серверах корпоративной сети заказчика, так и в облаке – важно лишь, чтобы документы были доступны тогда, когда они нужны и тем, кто имеет право доступа к бумагам компании.
