Компания, в которой регулярно выполняется составление архивных описей, может избежать многих трудностей, связанных с государственными проверками и инспекциями. Кроме того, архивная опись систематизирует всю работу архивного отдела фирмы. Именно благодаря регулярному составлению архивных описей во многом удаётся оптимизировать процессы делопроизводства и хранения документов.
Специализированный справочник
Российское архивное законодательство предписывает составлять архивные описи на все законченные дела ежегодно. Порядок составления архивных описей, обязательные элементы справочника также строго регламентированы российским законодательством, поэтому выполнить эту достаточно кропотливую работу может только специалист, имеющий соответствующее образование и опыт работы с архивными описями.
Обращайтесь к профессионалам
Что делать, если в штате сотрудников вашей фирмы нет такого работника, или если ваша организация слишком мала и не имеет собственного архивного отдела? В таком случае целесообразно будет заключить контракт с архивной компанией, специалисты которой будут ежегодно составлять описи завершённых дел вашей фирмы.
Архивная опись незаменима
Необходимо помнить, что ни одно дело с постоянным или длительным сроком хранения нельзя передать в государственный или независимый архив без составленной архивной описи. Все архивные описи составляются в трёх экземплярах, после чего создаётся сводная опись, которая сдаётся на хранение в госархив.
Что же это такое
Грамотно составленная архивная опись состоит из описательной статьи, учётных документов и справочного аппарата. Описательная статья представляет собой перечень структурных данных (порядковый номер дела, заголовки, даты и т.п.), учётные документы включают итоговую запись и лист-заверитель. В то же время составление справочного аппарата архивной описи требует творческого подхода, т.к. включает в себя краткое содержание дела, приложения, примечания, указатели и различные библиографические данные.
