В силу тех или иных причин документы, хранящиеся в организации, могут оказаться повреждёнными. В перечень таких причин входят пожары, затопления, нашествия грызунов, другие события или явления. Повреждённые документы приходится уничтожать, делая это в полном соответствии с правилами, предусмотренными действующим отраслевым законодательством.
Одно из правил гласит
При уничтожении повреждённой документации необходимо составление актов о неисправимых повреждениях документов. Составление этих документов, в свою очередь, регламентируется рядом законодательных норм. Соответствующие правила в совершенстве известны специалистам компании «Архив Гарант», которые оказывают всем заинтересованным лицам услугу составления актов о неисправимых повреждениях документов.
Основные нюансы составления акта.
Необходимость в оформлении документа, подтверждающего факт невозможности восстановления документов, возникает при упомянутых выше форс-мажорных обстоятельствах. Кроме того, составление акта может понадобиться при выполнении экспертизы ценности документов, находящихся на архивном хранении.
Сведения включаемые в акт
Составляя акт о неисправимых повреждениях документов, в него необходимо включить следующие сведения:
- номер дела, в котором были обнаружены документы, получившие повреждения;
- номер описи дела;
- номер единицы хранения, присвоенный делу в архиве;
- количество листов в документах, получивших повреждения;
- заголовки, присвоенные документам. Крайне важно проследить за тем, чтобы заголовки при составлении акта о неисправимых повреждениях документов полностью соответствовали заголовкам, имеющимся на обложке дела;
- информация по существу повреждений, которые получили документы;
- сведения о причинах возникновения повреждений;
- крайние даты повреждённых документов.
Заверение акта
Акт заверяется руководителем архива. В ряде случаев может потребоваться внести изменения в документ, при этом дополненный акт заверяется сотрудником, который внёс изменения, и руководителем архива.
Для составления актов о неисправимых повреждениях обратиться к нам
Специалисты «Архив Гарант» обладают глубокими специальными познаниями — как в области архивной обработки, так и в юриспруденции и других сферах. Каждый из них имеет большой опыт выполнения различных архивных работ, в том числе — составления актов о неисправимых повреждениях документов. Это позволяет нам гарантировать каждому своему клиенту безупречное качество выполнения работ и неукоснительное соблюдение требований отраслевого законодательства (в частности, касающихся составления актов о неисправимых повреждениях документов).
Скорость и цены
Мы оперативно выполняем свою работу, при этом цены, установленные нами на оказываемые услуги, вполне доступны. Обратите внимание и на то, что при обращении к нам за помощью в составлении актов о неисправимых повреждениях документов ваши сотрудники не будут отрываться от своих непосредственных обязанностей — а значит, не будет страдать производительность труда.
