Деятельность каждой организации сопровождается ведением соответствующей документации, которая может быть представлена в разных нормативных актах (положения, уставы, регламенты, должностные инструкции и т.д.).
Инструкции по работе с документами компании
Однако основным актом, который комплексно регламентирует вопросы, касающиеся организации работы со всем объемом документов компании, выступает инструкция по делопроизводству организации. Этим документом руководствуются все структурные единицы и сотрудники компании.
Инструкция по делопроизводству организации и когда требуется ее пересмотр?
Данный документ представляет собой локальный нормативный акт, который регламентирует технологию работы с документацией компании. Именно в инструкции отражаются главные организационные моменты.
Обновление или пересмотр инструкции по делопроизводству
Несмотря на то, что инструкция относится к документам длительного действия, в некоторых случаях требуется ее обновление или пересмотр. Обычно это связано с внесением изменений в порядок утверждения, подписания документов компании или технологию их подготовки.
Пересмотр инструкции при изменениях в компании
Нередко это происходит в результате стремительного развития компании, а также вследствие изменения ее организационных структур или смене руководства. Составление инструкций по делопроизводству организаций, а также их обновление или пересмотр требуется при внесении серьезных изменений в законодательную базу, государственные стандарты и другие нормативно-методическую документацию.
Кто занимается составлением инструкции по делопроизводству организации?
Только опытные профессионалы, знающие особенности и тонкости составления подобных документов! При разработке инструкций отдельное внимание уделяется формулировке каждого пункта. В «теле» этого документа не должно присутствовать непонятных положений, его текст составляется максимально конкретно, исключая двоякую трактовку.
Составление инструкции в крупных и мелких компаниях
Иногда в крупных компаниях составлением инструкций занимается служба делопроизводства при непосредственном участии юридического отдела и архива. Что же касается мелких компаний, в которых отсутствует такая служба, составлением и обновлением инструкций занимается секретарь. Вот только очень часто сотрудники компании не обладают достаточной квалификацией и знаниями, необходимыми для проведения подобной работы, как следствие — масса нарушений.
Разработка инструкции профессионалы компании «Архив Гарант»
Исключить неточности в составлении инструкций по делопроизводству организаций помогут квалифицированные профессионалы компании «Архив Гарант». Наши сотрудники разработают для Вашей организации инструкцию с учетом объема документооборота и специфики деятельности Вашей компании. Составленная нами инструкция будет соответствовать всем требованиям и стандартам, предъявляемым к данному документу.
