Перед передачей дел организации на хранение в архив на них следует составить опись. Внесение дел в опись осуществляется в порядке важности входящих в них документов. Составление рукописной описи дел обычно производится на документы, относящиеся к одному отчетному периоду.
Составление рукописной описи дел
При составлении рукописной описи дел каждому делу присваивается индивидуальный архивный номер, который впоследствии отображается на его обложке. В заключение описи цифрами и прописью указывается количество вошедших в нее дел.
Подписание и утверждение описи
Документ подписывается председателем экспертной комиссии организации и составителем, затем согласовывается с руководителем компании, после чего — утверждается работником архива. Рукописная опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается по месту требования, а второй — остается в компании.
Что собой представляет рукописная опись дел?
Рукописная опись дел представляет собой обобщенный документ, в котором содержится информация обо всей документации, вошедшей в дело. Опись позволяет систематизировать документацию организации и облегчает поиски необходимой информации за счет наличия в ней краткого содержания и состава документов.
Составление и печать описи дел
Составление и печать описи дел является важным этапом при упорядочивании документов организации в процессе архивной обработки. Помимо обеспечения сохранности важной документации компании главной целью данного мероприятия также выступает ее точное оформление. Это позволяет сэкономить не только время, но также сократить трудозатраты и грамотно распланировать бюджет компании, денежные средства из которого будут направлены на оплату труда сотрудников предприятия.
Составление рукописной описи дел — особенности оформления:
- составление описи дел осуществляется на фирменном бланке компании при условии, что таковой имеется с обязательным указанием наименования организации;
- оформление предполагает составление заголовка описи, в котором будет отражена информация, определяющая принадлежность вошедшей в дело документации. При необходимости описи также присваивается порядковый номер;
- создается таблица, в которую вносится вся сводная информация, в нижней части которой отражается количество экземпляров документов, вошедших в дело;
- печать компании на данном документе не ставится, но при этом на описи должна присутствовать дата составления и подпись руководителя компании.
Поручите работу профессионалам своего дела
Если требуется печать описи, то компания должна располагать необходимой материально-технической базой, что для большинства организация является нецелесообразным. Данную работу лучше поручить профессионалам своего дела. Сотрудники компании «Архив Гарант» проведут архивную обработку документации Вашей компании качественно, оперативно и в четком соответствии архивному законодательству РФ.
