Практически каждое современное предприятие рано или поздно сталкивается с необходимостью выполнения архивной обработки документов
Практически каждое современное предприятие рано или поздно сталкивается с необходимостью выполнения архивной обработки документов, накапливающихся в ходе хозяйственной деятельности. В настоящей статье мы обобщаем наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся современного архивного дела, и приводим компетентные ответы на них.
Какие цели преследуются при выполнении мероприятий, относящихся к архивному делопроизводству?
Ответ. Можно выделить несколько таких целей. Одной из основных является обеспечение соблюдения требований действующего в нашей стране законодательства, обязывающего руководство предприятий в определенных случаях передавать дела в архивы. Кроме того, архивная обработка документов позволяет высвободить ценные офисные площади, обеспечить сохранность дел, передаваемых на хранение, наконец, облегчить работу с документами, используемыми в текущей хозяйственной деятельности предприятия.
Какими нормативно-правовыми актами регулируется архивное делопроизводство?
Ответ. Перечень законов и подзаконных актов, регламентирующих рассматриваемую деятельность, весьма обширен. В него входит Федеральный закон № 125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства), «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31 марта 2015 года, ряд других нормативно-правовых актов. Содержащиеся в них положения во избежание наступления негативных последствий должны неукоснительно соблюдаться.
Выполнение каких действий подразумевает мероприятие, имеющее общее название «архивная обработка документов»?
Ответ. Этих действий, или, выражаясь иначе, этапов архивной обработки, существует довольно много. В первую очередь, выполняется экспертиза ценности документов, после чего дела систематизируются и составляются их описи. Разрабатывается номенклатура дел, которая проходит процедуры согласования. При необходимости, бумажные документы переводятся в электронную форму (путем сканирования), оформляется переплет дел. Осуществляется передача документов в архив, выполняются другие необходимые действия.
Возможно ли осуществление архивного делопроизводства силами сотрудников компании без привлечения специалистов сторонней организации?
Ответ. Да, это возможно. Сотрудники, ответственные за выполнение мероприятий в рамках архивного делопроизводства, должны в совершенстве знать положения нормативно-правовых актов, перечисленных выше, уметь выполнять многочисленные действия, относящиеся к архивной обработке документов. Большое значение имеет опыт соответствующей деятельности: ошибки, допущенные на том или ином этапе архивного делопроизводства, имеют весьма высокую цену.
Практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев в штате современных российских компаний отсутствуют сотрудники, имеющие достаточную квалификацию в области архивного дела. Попытки получить такую квалификацию путем самостоятельного изучения возникающих вопросов приводят к значительным затратам времени и падению эффективности деятельности предприятия, при этом далеко не всегда дают положительный результат. С учетом сказанного, уточним ответ на заданный вопрос: самостоятельное выполнение мероприятий, описываемых в настоящей статье, возможно, но нецелесообразно.
Гораздо более правильным решением является обращение в компанию, специализирующуюся на профессиональном оказании архивных услуг – например, такую, как «Архив Гарант». Специалисты нашей компании обеспечат высочайшее качество выполнения всех мероприятий в рамках архивного делопроизводства, при этом сотрудники Вашего предприятия не будут отвлекаться от основной деятельности, а значит, риск экономического ущерба будет полностью исключен.