Как правило, при построении современного бизнес-архива речь идёт о подробной маршрутизации документов, а также возможности выдачи поручений.Современные бизнес-архивы крупных компаний часто содержат не только, собственно, архивную часть, но и имеют богатые возможности по контролю документооборота и вообще реализации бизнес-процессов производства. Как правило, при построении современного бизнес-архива речь идёт о подробной маршрутизации документов, а также возможности выдачи поручений.
Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота обычно базируются на некоей общей платформе, которая кардинально перерабатывается для каждого отдельного бизнеса. По сути, речь идёт о разработке архивов под конкретные задачи.
Черты бизнес-архив с системой контроля документооборота
Из-за высокой трудоёмкости реализации таких решений, бизнес-архив с системой контроля документооборота обычно отличается следующими чертами:
- Высокой стоимостью разработки и внедрения
- Масштабируемостью, то есть возможностью поддержания новых бизнес-процессов.
- Принципиальной сложностью внедрения, то есть высоким требованиям к квалификации системных интеграторов, устанавливающих бизнес-архив.
- Высокими дополнительными расходами. Мы настоятельно рекомендуем оценивать полную стоимость проекта, тщательно анализируя необходимость в дополнительных программных и программно-аппаратных модулях бизнес-архива, инфраструктурном ПО, ремонтопригодности, издержках на поддержание (сопровождение), а также внедрение комплекса.
- Высокой когнитивной сопротивляемостью. Наиболее простой способ принятия решения — это ознакомиться с уже внедрённой системой и процессами в ней у клиентов поставщика ПО. Обратите внимание, что все промо-материалы о системе вполне могут не отражать реальное положение вещей, так как зачастую проблемы выявляются при длительной эксплуатации.
- Учитывайте, что так называемые «коробочные» бизнес-архивы (ПО, устанавливаемое «из коробки», то есть высокой степени готовности) зачастую требует обучения собственного штата IT-специалистов для поддержки и сопровождения.
- Внедрение системы автоматизации ведёт к увеличению нагрузки на персонал компании на этапе внедрения. Убедитесь, что в момент организации бизнес-архива у вас есть возможность пойти на этот шаг.
- Процедура внедрения бизнес-архива может быть весьма длительной. Обязательно пошагово спланируйте её до начала работ и обговорите все моменты с поставщиком ПО. В случае, если этого не сделать, проект может быть просто заморожен на середине процесса внедрения и забыт: такова, к сожалению, судьба многих систем, построение которых было недостаточно точно спланировано.
Внедрение бизнес-архива это тяжелая и сложная работа
Как видите, внедрение современного бизнес-архива с функцией документооборота — это тяжелая и сложная работа, требующая не только технических решений и ресурсов, но и некоторого изменения мировоззрения сотрудников и повышения дисциплины.