Мы имеем успешный пятилетний опыт работы в такой сфере, как создания электронного архива. Свою деятельность она осуществляет в соответствии с ныне действующим законодательством Российской Федерации и утвержденными стандартами хранении и обработки документации.
Электронный архив
Еще один из ориентиров для архивной работы – это передовые технологии. В связи с этим мы осуществляем услуги по сканированию бумаг и создания электронного архива.
Наличие функций при создании электронного архива
Создание электронного архива должно учитывать наличие следующих функций:
- Создание каталога документов в иерархической последовательности;
- Сортировка документов по видам информации;
- Хранение электронной документации или копий бумаг в цифровом виде;
- Поиск документов по иерархическому признаку или по атрибутам;
- Предоставление доступа к документации на основе прав пользователей;
- Печать документов;
- Просмотр дел;
- Работа с копиями важных бумаг;
- Создание резервных копий;
- Администрирование электронной системы, например регистрация новых пользователей и определение их степени доступа.
Электронный архив и электронный документооборот
Следует знать, что электронный архив не может полностью заменить систему электронного документооборота, они друг друга дополняют. Эти две системы работают аналогично процессу для традиционных бумажных носителей. Основное отличие содержится в том, что система цифрового архива рассматривает структурированное хранение той информации, которую не подлежит изменять.
Отличительные черты создания электронного архива
Создание электронного архива имеет свои отличительные черты. В отличие от документооборота в организации пользователи имеют доступ к архивной информации, но не имеют права на ее изменение. Кроме того все документы остаются в центральном сервере, а пользователи для работы получают только электронные копии. В электронных архивах много внимания уделяется вопросам резервирования и защиты информации.
Создание электронного архива для организаций
Сейчас много организаций выбирают именно этот способ обработки баз данных и документов. Этот способ позволяет значительно экономить на затратах при изготовлении копий документов.
Оперативность доступа к информации
Цифровой архив обеспечивает большую оперативность для доступа к нужной информации, чем традиционное хранение документов. Сотрудник может запросить нужную бумагу, не покидая место работы. Кроме того с подобной информацией легче работать.
Уменьшение рисков потерь оригиналов документов
Есть и еще одна положительная сторона у электронных архивов, здесь риск потери минимален, потому что пользователь работает только с копией, а оригиналы хранятся на сервере. Существует еще одна возможность, которая не предусматривается архивом на бумажных носителях: с одним и тем же документом могут работать одновременно разные пользователи.
