Создание электронного каталога документов — современное решение этой проблемы скапливания документов в организации. Электронный каталог документов — это аппаратно-программное решение, подразумевающее перевод документации из бумажной в цифровую форму. При его создании выполняется сканирование документов, их распознавание с помощью специализированного программного обеспечения и внесение электронных версий в базу данных. После выполнения этих мероприятий у сотрудников организации, работающих с электронным каталогом документов, появляется сразу несколько новых возможностей.
Преимущества электронного каталога
Первое, на что нужно обратить внимание — лёгкость поиска нужной документации. Когда информация переведена в цифровую форму, становится возможным поиск документов как по любым их атрибутам, так и по произвольным фрагментам текста, который в них содержится. Электронный каталог документов многократно повышает информационную безопасность. Документация в бумажной форме может быть испорчена, утеряна или похищена, но если речь идёт о её цифровом представлении, эти проблемы предотвращаются.
Так же не стоит забывать
Программное обеспечение позволяет защитить данные, наделить сотрудников разными правами доступа к ним, создать резервные копии архива документов. После создания электронного каталога документов у сотрудников появляется возможность удалённой работы с информацией. Аппаратно-программное решение можно воплотить таким образом, чтобы доступ к документам был возможен из любого места, где есть компьютер или мобильное устройство и Интернет.
Обращайтесь к профессионалам
Специалисты компании «Архив Гарант» уже несколько лет оказывают клиентам услугу создания электронного каталога документов. Они выполняли эту работу в организациях разного масштаба — как в небольших компаниях, так и в крупных холдингах, что дало им ценный опыт. Сегодня наши специалисты способны создать надёжный и эффективный электронный каталог документов на основе новейшего ПО вне зависимости от объёма информации, которую предстоит обработать.
Почему мы
Мы осознаём важность конфиденциальности данных, содержащихся в документах, с которыми работаем. Пользуясь нашими услугами, вы будете уверены, что информация ни при каких условиях не станет известна третьим лицам. Мы не завышаем расценки на услуги, которые оказываем — они вполне доступны. Обратитесь к нам, и вам не придётся переплачивать!
