Профессиональное создание страхового архивного фонда
Сохранность ценной документации является основополагающим фактором успешной работы любой компании. Утеря важнейших документов зачастую становится причиной невозможности дальнейшего ведения бизнеса, то есть, приостановления работы на неопределенный срок.
Для того, чтобы исключить такой вариант развития событий, необходимо создание страхового архивного фонда.
Страховой архивный фонд – это совокупность копий различных документов, которые являются особо важными для фирмы, предприятия или организации. Основным заданием страхового архивного фонда является сохранность копий документов, которые в любой момент могут понадобиться в случае утери оригиналов данных деловых бумаг.
Кроме того, если все архивные дела будут храниться в определенном архивохранилище, то страховой архивный фонд необходимо размещать в другом архивохранилище. То есть, копии обыкновенных деловых бумаг и особо ценной документации нужно хранить отдельно.
Создание архивного фонда является сложной процедурой, каждый этап выполнения которой требует максимума внимания. Изначально необходимо изучить всю документацию организации и выявить наиболее ценные деловые бумаги.
При этом нужно обратить внимание на физическое состояние документов. Прежде всего, создается страховой архивный фонд тех документов, которые находятся в плохом физическом состоянии и только после этого можно приступать к обработке оставшейся документации. Производится анализ годности документов, а затем уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
В любом случае, создание страхового архива должно производиться, согласно общепринятым нормам. Выполнение подобной работы обычно поручают сотрудникам соответствующих отделов, но при отсутствии таковых необходимо доверить создание страхового архивного фонда квалифицированным специалистам архивного бюро.
Подобные услуги предлагают многие организации, но для уверенности, что все работы будут выполнены грамотно, необходимо поручить данное задание специалистам архивной компании «Архив Гарант».
Благодаря высокой квалификации наши специалисты способны выполнить весь объем работ не только качественно, но и в максимально сжатые сроки. Кроме того, для гарантированной сохранности документов мы предлагаем воспользоваться нашим архивохранилищем.
Специальное помещение оборудовано новейшими приборами, позволяющими обеспечить многоуровневую защиту как от проникновения посторонних людей, так и от пожара или наводнения. Доверив хранение ценной документации компании «Архив Гарант», Вы сможете быть уверены, что все Ваши деловые бумаги будут находиться в безопасности на протяжении всего срока пребывания в архивохранилище.