Способы восстановления утраченных документов в организации перед проверками

Любое юридическое лицо, которое ведет коммерческую деятельность, подвергается периодическим проверкам со стороны соответствующих служб

Рано или поздно к вам обязательно нагрянут сотрудники налоговой службы, Роспотребнадзора, санитарного контроля, МЧС, инспекции по труду. И это далеко не весь список. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, выездными и сугубо документарными. Но в любом случае контролеры потребуют перечень бумаг, которые им интересны. Если чего-то не будет, возможны серьезные проблемы. Именно поэтому архивными вопросами лучше всего заняться заранее и при необходимости провести восстановление утраченных документов в организации перед проверкой. Под первичной документацией понимаются договоры, накладные, счета-фактуры, всевозможные акты.

Алгоритм действий по их восстановлению простой:

просмотрите свой электронный архив, возможно некоторые документы есть в базе данных;
запросите копии выписок по движениям финансов в тех банках, с которыми сотрудничают ваши партнеры;
обратитесь в налоговую службу, чтобы уточнить информацию по конкретным контрагентам.

Восстановление утраченных документов в организации перед проверками займет какое-то время, поэтому лучше не затягивать с обращением в те или иные службы. Современные предприятия и организации часто взаимодействуют с партнерами и клиентами, а их сотрудничество подтверждается специальными документами.

Чтобы их вернуть в архив, нужно сделать следующее:

точно определить, какой бумаги или папки с документами не хватает;
связаться с этой компанией любым удобным способом и попросить копию документа;
если юридическое лицо уже не находится по адресу регистрации, нужна будет выписка из ЕГРЮЛ.

Обратите внимание на то, что успех восстановления утраченных документов в организации перед проверками зависит от того, насколько быстро вы наладите контакт с партнером или клиентом. Если его офис расположен за рубежом, сделать это будет сложнее. Утеря или повреждение бухгалтерской документации, которая интересна налоговой службе, может привести к штрафным санкциям. Порой весьма внушительным. Хотите этого избежать?

Следуйте рекомендациям:

своевременно обратитесь в налоговые органы с запросом на восстановление документов;
если в первом случае что-то пошло не так, свяжитесь с представителем органов статистики;
сформируйте заново журнал хозяйственных операций и подготовьтесь к налоговой отчетности.

Если у вас есть какие-то вопросы по любому из вариантов восстановления утраченных документов в организации перед проверками, позвоните нам.