Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров — создание короба, где документы лежат в алфавитном порядке.
При увольнении сотрудника
В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают личные дела и отдельные договоры. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. В этом случае бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа. Датой дела может быть как год вступления человека в должность, так и год увольнения. То, как Вы храните соглашения, большой роли не играет. Главное — следить за порядком в архиве и соблюдать сроки хранения трудовых договоров работников, чтобы не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил. Для того, чтобы определить срок хранения договора, необходимо обозначить вид документа и дату его создания.
Существует 3 вида документов:
- Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
- Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
- Для постоянного хранения. Уничтожение таких дел не предусматривается.
Определить срок хранения по виду документа:
- Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
- Хозяйственные договоры. Срок хранения — такой же, как и в первом случае.
- Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2002 года включительно, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2002 г. хранятся 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
Как навести порядок в трудовых договорах
Нанять грамотного архивиста, который отсортирует документы по необходимым критериям, позволяющим быстро находить нужный договор или его приложение.
