Срок хранения кадровых документов

Аутсорсинг архива-использование услуг сторонней архивной компании

Архивное хранение в нашей стране развивалось достаточно активно и прогрессивно. Во многих сферах мы лидировали, но вот вопрос уничтожения документов всегда был достаточно слабо проработан. В частности, единых нормативов срока хранения кадровых документов и срока хранения бухгалтерских документов не было в течении очень долгого времени.

Закон об архивном деле

В 2004 году был принят новый закон об архивном деле, существенно поменявший систему взаимоотношения компаний с архивами. В нём появилось новое понятие о владельцах архивных документов, были уточнены права и обязанности всех участвующих в процессе архивного хранения сторон. Одним из самых интересных новшеств стала статья 17, чётко устанавливающая срок хранения кадровых документов для физических и юридических лиц.

Варианты хранения документов

На практике это означает три основных возможности выбора:

• Создание собственного архивохранилища;
• Создание единого финансового фонда с другими компаниями для образования общего архивного отдела;
• Аутсорсинг архива (использование услуг сторонней архивной компании).

Аутсорсинг архива

Как правило, именно этот путь предпочтителен, если ваша архивная деятельность не является основной деятельностью компании и сама по себе не обеспечивает основную прибыль от бизнеса. Рынок архивных услуг за последние 10 лет развивался достаточно активно, что было обусловлено, в первую очередь, ростом спроса на них. Как правило, аутсорсинговая архивная компания предоставляет услуги не только на срок хранения кадровых документов, но и обеспечивает полное решение вопросов в этой сфере.

Услуги аутсорсинговых компаний

• Профессиональная обработка документов;
• Сбор документов у клиента;
• Хранение документов;
• Конфиденциальное уничтожение документов;
• Доставка документов из хранилища;
• И, реже, организация документооборота в офисе клиента.

Устройство архивного хранилища

Стандартом де-факто является такое устройство архивного хранилища, при котором невозможно понять, документы какой компании хранятся в каком коробе без авторизованного запроса информационной системы. Как правило, используется вооруженная охрана для специально защищённых помещений.

Перспективы рынка

Перспективы рынка оцениваются экспертами как очень впечатляющие: кроме основных факторов, определивших развитие архивных компаний, стоит отметить тот факт, что никаких правовых ограничений на их деятельность накладывать не планируется.

Создавать дополнительные службы

Таким образом, можно резюмировать, что срок хранения кадровых документов больше не принуждает предпринимателей создавать дополнительные службы непосредственно в своей компании.