Сроки хранения документации — вопрос, волнующий многих.
Наверняка вы неоднократно сталкивались с тем, что на Вашем предприятии проводились разного рода документальные проверки, и требовались те или иные документы. Поэтому возросло значение своевременного, а также правильного хранения и правильного уничтожения первичных документов.
Основные рекомендации по работе с документами
Мы бы хотели вам напомнить основные рекомендации по работе с документами на предприятиях. На предприятии должна быть разработана номенклатура дел с указанием сроков хранения документации в соответствии с действующим законодательством. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится с целью отобрать документы на хранение, и установить сроки хранения документации.
Задачи экспертизы ценности документов
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документации.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится ежегодно.
Конкретные сроки хранения документации
Конкретные сроки хранения документации определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документации, утвержденным Росархивом 06.10.2000.
Перечень Росархива
Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения документации, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Однако сроки хранения документации устанавливают и другие нормативные акты.
Исчисление срока хранения документации
Срок хранения документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. Сроки хранения документации устанавливают для обеспечения сохранности документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.
Группировка документов в дела в зависимости от срока хранения
Сроки хранения документации — одно из важных оснований для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, остальные подлежат хранению в структурных подразделениях организации или в ее архиве.
Надеемся, что наши рекомендации помогут вам организовать правильное хранение документации и избежать негативных последствий в случае их утраты.
