На первый взгляд слова учет и хранение документов понятны и ясны любому бухгалтеру или руководителю предприятия. Любой документ, участвующий в документообороте предприятия должен быть учтен, а потом передан на хранение в архив компании.
Однако есть некоторые нюансы
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентирует федеральный закон «О бухгалтерском учете», хорошо известный каждому бухгалтеру. Однако при практической реализации учета и хранения документов могут возникнуть различные трудности. В этой статье мы попробуем разобраться, какие подводные камни ожидают специалистов при учете и хранении документов.
Учет документов ведет бухгалтерия.
В малых и средних предприятиях бухгалтер также занимается комплектованием архива и хранением документов. Как правила, проблемы могут возникнуть, когда количество архивных документов возрастает, а бухгалтер, не обладающий специализированным архивным образованием, не может должным образом составить описи дел, провести архивную обработку и экспертизу ценности документов.
Чем это чревато
В этом случае возникают сложности при поиске документов во время отчетностей. Таким образом, когда учет и хранение документов ведет один и тот же человек, то проблемы возникают с грамотным формированием архива.
Выходом из этой непростой ситуации может служить внеофисное хранение
В этом случае бухгалтер ведет учет документов, а хранение документов осуществляет сторонняя архивная компания. Специалисты архивной компании при запросе документа для отчетности предоставляют архивную копию в течение нескольких минут, а оригинал документа будет доступен бухгалтеру в течение дня.
В крупных компаниях учет и хранение документов имеют другие особенности
Здесь, как правило, существует целый штат бухгалтеров, которые не занимаются учетом и хранением документов одновременно. В организации существует архив бухгалтерских документов, за которым следит опытный архивариус.
Вряд ли архив находится в соседней комнате с бухгалтерией
Зачастую учет и хранение документов производятся в разных зданиях. В такой ситуации проблема взаимодействия бухгалтерии и архива выходит на первый план. Необходимо организовать работу архива так, чтобы документы не терялись при учете и хранении. Для резюмирования вышесказанного предлагаем таблицу.
Учет и хранение документов (основные проблемы):
- Бухгалтер не имеет архивного образования (решение — внеофисное хранение документов);
- Взаимодействие бухгалтерии и архива;
- Выбор надежного партнера для внеофисного хранения документов.
Утилизация документов, играет важную роль в хранении
Архивариус предприятия или приглашенный специалист архивной компании проводят экспертизу ценности документов. Выделение документов к уничтожению – важный этап этого процесса. Ведь зачастую в архивах или просто в комнате бухгалтера хранится очень много неактуальной документации, которую следует уничтожить.
Наши услуги
Компания Архив Гарант предлагает услуги в области хранения документов, услуги по передаче документов на Государственное хранение при ликвидации предприятия, а также весь комплекс архивных услуг: архивная обработка документов, списание, уничтожение, утилизация документов с истекшими сроками хранения, переплётные работы.
Так же проконсультируем по всем вопросам
Консультационные услуги: как правильно хранить документы, как правильно определить сроки хранения, как правильно уничтожить документы, как правильно провести архивную обработку документов, что такое электронный архив документов, а также мы ответим на все интересующие вас вопросы в области архивного дела и делопроизводства.