В случае, если после выхода из делопроизводства документ не имеет ценности для последующего использования, он подлежит уничтожению сразу. В остальных случаях документация помещается в архив и хранится в нём установленный законодательством период.
Уничтожение бухгалтерских документов также регулируется законодательно и выполняется в определённом порядке. Положения закона относятся и к тем документам, которые утилизируются сразу, без помещения в архив, и к тем, что хранятся в архиве определённый срок.
Этапы утилизации документов
Процесс уничтожения бухгалтерских документов регулируется ФЗ № 125 от 22.10.2004 г. (об архивном деле). Вся процедура по утилизации состоит из следующих этапов:
- Предварительная экспертная оценка ценности документации. Выполняется в соответствии с положениями, прописанными в вышеуказанном федеральном законе.
- Выбор способа уничтожения: разрыв вручную, шредирование, сжигание. Также можно передать документы, утратившие ценность, в макулатуру, для чего используется накладная как документ, подтверждающий факт утилизации. Можно передать эту процедуру на аутсорсинг.
- Составление акта утилизации при участии экспертной комиссии. В нём содержится перечень документов, подлежащих уничтожению.
- Непосредственно само уничтожение документации одним из выбранных методов.
- Оформление факта уничтожения в соответствующем акте.
Составление сопроводительных документов об уничтожении является необходимым условием. Их отсутствие квалифицируется как административное (а в некоторых случаях — уголовное) нарушение и наказывается соответствующим образом.
Уничтожение документов в «Архив Гарант»
Компания «Архив Гарант» оказывает услуги по уничтожению документов, утративших ценность для организации с соблюдением всех законодательных норм. Мы много лет работаем с документами и знаем все нюансы их утилизации.
Наши услуги помогут вам:
- сэкономить время на самостоятельную организацию и проведение этой процедуры;
- получить гарантии в квалифицированной оценке документов и грамотном оформлении всей сопутствующей документации;
- избавиться от необходимости выбора способа утилизации и непосредственно самого процесса.
Всю процедуру — от анализа и сбора документов до составления конечного акта о факте утилизации мы берём на себя.
