Уничтожение документов очень серьезный процесс. Как правильно рассортировать бумажную документацию и содержать ее в порядке? Каждый, кто работает с бумагами, рано или поздно сталкивается с одной и той же проблемой: куда деть документацию, которая больше не нужна?
Казалось бы, все просто — выкинуть на свалку
Однако на деле все обстоит гораздо сложнее. Прежде чем приступить к уничтожению документации, вам следует провести тщательную инвентаризацию всех документов. Есть документы, за которые отвечаете только вы и которые однозначно используете только вы, соответственно, и судьбу их решать исключительно вам.
Однако есть и другие виды документов
Существует и другая документация, относительно уничтожения которой вы должны проконсультироваться с начальством, а подчас и с нормативными актами, регулирующими обращения с документами и определяющими правила не только хранения различных видов бумаг, но процесс и порядок уничтожения документации.
Обратите внимание
Особое внимание следует уделить документам, содержащим финансовую или любую другую информацию о компании, которая не должна разглашаться, или представляют собой коммерческую тайну.
Такие бумаги нельзя просто выкинуть.
Существуют организации для которых уничтожение документации это повседневная работа, Вы можете обратиться к их услугам. Сотрудники подобных организаций могут правильно с юридической точки зрения определить, подлежит ли тот или иной документ уничтожению, составят акт о выделении документов к уничтожению, на основе которого и будет произведена утилизация.
Экспертиза ценности
Сотрудники такой компании могут на договорных условиях провести экспертизу содержания вашей документации на предмет выявления какой-либо информации, представляющей общественную или историческую ценность. В результате анализа ваших бумаг эксперты приходят к выводу, какие именно бумаги больше вам не пригодятся. Как правило, компании сами вывозят документы компании на всем транспорте, а уничтожение проводят в присутствии клиента.
Скорость уничтожения документации составляет порядка тонны за 10 минут
Прежде чем приняться за уничтожение документации, непременно проконсультируйтесь со специалистом, так как иногда возникают ситуации, когда Вы можете неверно понять какое-либо законодательное положение.
Что нужно помнить
Напомним, что основными нормативными актами в области уничтожения документацией являются: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г., а также Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.), «О бухгалтерском учете» (№ 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.), «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).
