Такого рода документы фиксируют факты проведения хозяйственных операций, закрепляют производственные отношения между организациями. Могут быть оформлены как в электронном, так и бумажном виде. Обрабатываются в соответствии с едиными законодательными и организационными нормами. От того, насколько правильно произведена обработка, зависит исход проверок контролирующими организациями.
К первичным документам относятся:
- счет-фактура;
- договора;
- распоряжения;
- постановления;
- товарные чеки;
- указы.
Нередко их предоставляют в арбитражный, гражданский, третейский суды для разрешения трудовых или имущественных споров.
Кто осуществляет первичную обработку документов?
В маленьких компаниях эту процедуру исполняет секретарь руководителя, в более крупных – сотрудники отдела делопроизводства, в министерствах и концернах – экспедиторы. На предприятие документы передают по факсу, через электронную почту, доставляет курьер, посетители или фельдъегерская связь.
Что необходимо делать?
После доставки документов проверяют правильность указанного адреса. Если он не соответствует местоположению компании, то документ возвращают либо отправителю, либо доставляют по написанному адресу. Все полученные конверты, кроме с пометкой «лично», следует вскрыть, проверить целостность документов и приложений. Затем конверты ликвидируют, исключая те, на которых стоит датированная печать с местоположением отправителя.
При повреждениях
Если документы повреждены, отсутствуют приложения, то в журнале регистрации делают отметку, пишут акт в двух экземплярах, один из которых вместе с содержимым доставляют отправителю. На корреспонденции с надписью «срочно» ставят время получения. Затем все документы предварительно распределяют между должностными лицами компании в зависимости от их компетенции и выполняемых функций.
Все входящие документы подлежат обязательной регистрации
Для этого записывают порядковый номер в регистрационном журнале или электронной карточке с указанием времени и даты поступления. Регистрации также подлежат документы, рассмотренные директором и руководящим составом предприятия.
В день доставки после регистрации в журнале и рецензирования должностными лицами документы передают на исполнение. В случае если для выполнения задачи требуется несколько сотрудников, то документы поочередно дают каждому из исполнителей или ксерокопируют.
Одно из направлений нашей деятельности — первичная обработка документов.
Мы давно работаем на рынке и имеем большой опыт в этой сфере. В нашем штате трудятся специалисты, умеющие работать с любыми видами документов. Мы успешно сотрудничаем как с крупными организациями, так и с небольшими компаниями. Мы предлагаем своим клиентам первичную обработку документов не только в бумажном, но и электронном варианте.
